Musique d’attente
Lors d’une mise en attente effectuée depuis le poste standardiste ou depuis un poste sans-fil, une musique par défaut est jouée.
Pour la personnaliser, cliquez sur le menu « Musiques », l’interface suivante apparaît :
Cliquez alors sur le sous-menu , l’interface suivante apparaît :
Pour charger votre fichier respectant le formant décrit au paragraphe « Format des fichiers sonores », cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez le fichier depuis votre poste informatique.
Précisez un nom explicite pour ce fichier sonore, dans le champ « Nom de la musique ». Puis cliquez sur le bouton « Importer ». Le fichier est alors chargé dans votre interface de gestion.
Pour finaliser la mise en œuvre de la musique d’attente, il reste à activer celle-ci sur les lignes de la solution. Pour cela, allez dans le sous-menu « Programmation ». Dans la liste « Musiques en attente par défaut de l’installation », sélectionnez l’option correspondant au « Nom de la musique ». Ce dernier correspond au nom défini lors du chargement de votre musique, précédé de la mention « audio_fr/ ».
Cliquez sur « sauvegarder », la musique d’attente est alors en place sur tous les postes. Il est possible de mettre en œuvre une musique spécifique sur un groupement, consultez le paragraphe ci-dessous à cet effet.
Pour plus de détails, consultez le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco
Message automatique
La fonctionnalité « Horaires de Fermeture » permet de mettre en place automatiquement une annonce vocale de fermeture des bureaux pendant les horaires de fermeture.
Pendant les horaires de fermeture de vos locaux, vous pouvez définir un traitement particulier des appels entrants vers la ligne concernée. Par défaut, aucun traitement particulier n’est activé.
Par exemple : « L’entreprise xxxx vous souhaite la bienvenue. Pour joindre le service commercial, appuyez sur la touche 1, pour joindre le service technique, appuyez sur 2 ».
Configuration depuis votre interface de gestion
Afin de paramétrer le service, sélectionnez le numéro 92 dans la liste dans l’onglet « Paramétrages ». L’interface suivante apparaît :
Pour ce numéro, vous pouvez choisir parmi les possibilités suivantes :
- Un numéro de mobile d’astreinte.
- Une réponse automatique qui indique les horaires d’ouverture et de fermeture. Indiquez le numéro 91 dans le champ « Envoyer les appels vers ». Vous devrez personnaliser ce message, voir ci-après.
- Le numéro du standard, qui sera lui-même renvoyé vers la messagerie du standard après 20 secondes. Indiquez le numéro 40 dans le champ « Envoyer les appels vers ».
- Toute autre numéro en France métropolitaine.
- Vers le SVI, indiquez le numéro « 92 » dans le champ « Envoyer les appels vers ». Cliquez sur « Sauvegarder » pour activer la configuration.
Pour personnaliser les horaires d’ouverture et de fermeture des bureaux, cliquez sur « Horaires » (Ouverture-Fermeture) dans la liste des lignes et des postes. La page suivante s’affiche :
Dans les champs « jours de la semaines », vous pouvez définir les horaires d’ouverture de la façon suivante :
- Sans interruption : 08:00-19:30.
- Avec interruption : 08:00-12:00 13:00-19:30.
Attention : les plages horaires doivent être séparées par un espace. Dans le champ « jours fériés », vous pouvez définir de la même façon des fermetures journalières au format MM/JJ (Mois/Jour). En cas de fermeture prolongée (ex : absence de deux semaines en été), il est conseillé de supprimer tous les horaires d’ouverture (champs vides) pendant la durée des congés.
Attention : les jours doivent être séparés par un espace.Cliquez sur « Sauvegarder » pour appliquer les nouveaux horaires d’ouverture.Il est ensuite indispensable de personnaliser le message de fermeture.
À noter
Il est impossible de paramétrer une fermeture de date à date, chaque jour férié doit être précisé unitairement.
Pour personnaliser le message de fermeture, cliquez sur le service « 91 » de l’onglet « Paramétrages ». La page suivant s’affiche :
Serveur Vocal Interactif
Vous pouvez créer, en toute autonomie, votre serveur d’accueil d’entreprise ; et ainsi permettre à vos correspondants d’être mis en relation avec le service recherché.
Par exemple : « L’entreprise xxxx vous souhaite la bienvenue. Pour joindre le service commercial, appuyez sur la touche 1, pour joindre le service technique,appuyez sur 2 ».
Configuration depuis votre interface de gestion
Afin de paramétrer le service, sélectionnez le numéro 92 dans la liste dans l’onglet « Paramétrages ». L’interface suivante apparaît :
Il est possible de :
- Configurer le N° présenté pour les appels renvoyés en dehors de l’entreprise (ex. : renvois vers mobiles).
- Télécharger votre message sonore au format WAV 8kHz, 16bit, mono.
- Sélectionner les actions pour les touches 0 à 9. Le format à saisir dans le champ « Codes DTMF et actions » est le suivant :
- Touche 0 renvoi sur l’extension 40 !0!40!
- Touche 1 renvoi sur l’extension 41 !1!41!
- Touche 2 renvoi sur l’extension 42 !2!42!
Important
Pour diriger l’appel vers la messagerie d’un poste (ex. : standard 40) après la lecture du message, indiquez !E!840! dans le champ « Codes DTMF et actions » à la suite des actions précédentes. Si vous souhaitez couper l’appel après la lecture du message, indiquez !E!-! dans le champ « Codes DTMF et actions » à la suite des actions précédentes.
Pour plus de détails, consultez le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco
Annonce d’accueil personnalisée (pré-décroché)
Par défaut, il n’y a pas de musique personnalisée pour le pré-décroché.
Celui-ci correspond au retour de sonnerie standardisée.
Pour le personnaliser, cliquez sur le menu « Musiques », l’interface suivante apparaît :
Cliquez alors sur le sous-menu « Pré-décroché », l’interface suivante apparaît :
Pour charger votre fichier respectant le format décrit au paragraphe « Format des fichiers sonores », cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez le fichier depuis votre poste informatique.
Précisez un nom explicite pour ce fichier sonore, dans le champ « Nom de la musique » et indiquez une description dans le champ « Description ». Puis cliquez sur le bouton « Importer ». Le fichier est alors chargé dans la Bbox Entreprises. Une fois importé, le fichier audio se trouve dans la « liste des fichiers ».
NB : Si le fichier ne se trouve pas au bon format, il sera impossible de l’implémenter sur votre équipement.
Pour finaliser la mise en œuvre du pré-décroché, il reste à activer celui-ci sur les lignes de la solution. Pour cela, aller dans le menu « Musique » puis « Programmation ». Sur la liste sélectionnable « Pré-décroché par défaut de l’installation », choisissez l’option correspondant au « Nom de la musique » que vous avez défini lors du chargement de celle-ci. Celui-ci est précédé de la mention « audio_fr/ ».
Cliquez sur sauvegarder, le pré-décroché est alors en place sur toutes les lignes.
Il est aussi possible de mettre en œuvre un pré-décroché spécifique sur un groupement, consultez le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco.
Renvoi d’appel
Renvoi d’appel permanent
Ce service vous permet de transférer automatiquement tous vos appels entrants vers une autre ligne : mobile, domicile, autre poste, centre d’appels…
Vous gérez ainsi la joignabilité des lignes de votre entreprise, en cas d’absence.
Configuration depuis votre interface de gestion
Cliquez sur le poste à configurer dans l’onglet « Paramétrages » puis « Poste ». Puis cliquez sur le sous-menu « Renvoi ». L’interface suivante s’affiche :
Dans la case « Renvoi de tous les appels vers », saisir le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels doivent être redirigés.
Configuration depuis votre téléphone sans fil
Pour activer ce service : …………………………….. *71 + « Numéro de téléphone »
Pour désactiver ce service : ………………………… *72
Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres.
ATTENTION : Lorsque vous souhaitez effectuer un renvoi vers une ligne interne, veillez à renseigner le numéro court.
Configuration depuis le poste standardiste
Appuyez sur la touche « CFwd », tapez le numéro de destination puis appuyez sur la touche « ✔ ».
A noter
Pour activer le renvoi permanent vers votre messagerie, utilisez le mode « ne pas déranger ».Il est également possible de renvoyer vers la messagerie d’un autre poste avec le numéro : 8 + numéro court du poste.
Renvoi d’appel sur occupation
Vous pouvez renvoyer un appel entrant vers la destination de votre choix lorsque le téléphone est déjà en ligne.
Configuration depuis votre interface
Cliquez sur le poste à configurer dans l’onglet «Paramétrages», puis cliquez sur le sous-menu « Renvoi ».
Choisissez la case « Renvoi en cas d’occupation de tous les appels vers », puis saisissez le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels sur occupation doivent être redirigés.
Attention, ce service ne fonctionne que si le double appel est désactivé.
Configuration depuis votre téléphone sans fil ou standardiste
Pour activer ce service : ……………………………. *73 + « Numéro de téléphone »
Pour désactiver ce service :……………………….. *74
Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres.
ATTENTION : Lorsque vous souhaitez effectuer un renvoi vers une ligne interne, veillez à renseigner le numéro court.
Renvoi d’appel sur occupation vers le poste standardiste
Le renvoi d’appel sur occupation vers le poste standardiste se programme de la même façon en renvoyant vers le numéro court 40 réservé au poste standardiste.
Pour activer ce service : ……………………………. *73 + 40
Pour désactiver ce service : ……………………….. *74
A noter
Les renvois d’appels sont facturés au même tarif qu’un appel sortant vers la destination de redirection.
Renvoi d’appel sur non réponse
Vous pouvez renvoyer un appel entrant vers la destination de votre choix lorsque cet appel n’est pas décroché au-dela d’un certain délai (paramétrable).
Configuration depuis votre interface
Cliquez sur le poste à configurer dans l’onglet « Paramétrages ». Puis cliquez sur le sous-menu « Renvoi ».
Choisissez la case « Renvoi en cas de non réponse de tous les appels vers », saisissez le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels non répondus doivent être redirigés.
Dans la case : « Délai avant déclenchement du renvoi sur non réponse », précisez le délai en secondes avant que l’appel ne soit transféré. Un délai de 20 secondes est conseillé.
Configuration depuis votre téléphone sans fil ou standardiste
Pour activer ce service : ……………………………..*75 + « Numéro de téléphone »
Pour désactiver ce service : …………………………*76
Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres.
Renvoi sur non réponse vers le poste standardiste
Le renvoi d’appel sur non réponse vers le poste standardiste se programme de la même façon en renvoyant vers le numéro court 40 réservé au poste standardiste.
Pour activer ce service : ……………………………..*75 + 40
Pour désactiver ce service : …………………………*76
Renvoi d’appel sur panne
Le renvoi d’appel sur panne permet, de renvoyer automatiquement les appels entrants vers un numéro de votre choix : fixe ou mobile (numéro différent des numéros des téléphones de votre solution Bbox Entreprises et autre que celui de votre ligne analogique).
Important
Pour configurer et activer le numéro vers lequel seront renvoyés les appels en cas de panne, contactez votre service Assistance Technique Clients.
Pour plus de détails, consultez le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco
Sonnerie simultanée multi-postes
Les fonctionnalités « convergence simultanée », « convergence séquentielle » et « groupement libre » permettent de faire sonner simultanément ou à la suite plusieurs postes lors d’un appel entrant.
Lorsque l’un de vos utilisateurs dispose d’un fixe et d’un mobile, il peut appliquer la convergence fixe-mobile à ses deux lignes :
- soit la convergence simultanée : le fixe et le mobile sonnent simultanément pour tout appel entrant vers le numéro de fixe,
- soit la convergence séquentielle : le fixe sonne en premier, puis le mobile sonne au-delà d’un délai déterminé.
Convergence simultanée
Dans ce cas, le fixe et le mobile sonnent simultanément. En cas de non-réponse des deux lignes, l’appelant dépose un message sur la messagerie mobile.
Configuration depuis votre interface de gestion
Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur l’onglet «Paramétrages», puis sur le poste dont le numéro long va servir de numéro convergent.
Cliquez ensuite dans le sous-menu « Groupement ». L’interface suivante s’affiche :
Paramétrez le séquencement des sonneries en indiquant au niveau de la ligne « Postes/Numéros – 1er niveau » :
- le numéro court du poste et le numéro long de la ligne mobile, séparés par un espace,
- la durée : 180 secondes.
A noter
Si la durée est inférieure à 180 secondes, la convergence n’est plus active et seule la ligne appelée continue de sonner. Une fois le délai expiré, seul le poste fixe continu de sonner avant de basculer vers la messagerie.
Convergence séquentielle
Dans ce cas, le fixe et le mobile sonnent successivement. En cas de non réponse sur aucune des deux lignes, l’appelant dépose un message sur la messagerie mobile.
Configuration depuis votre interface de gestion
Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur l’onglet « Paramétrages », puis sur le poste dont le numéro long va servir de numéro convergent.
Cliquez ensuite dans le sous-menu « Groupement ».
L’interface suivante s’affiche :
Indiquez le séquencement des sonneries comme suit :
- Postes/Numéros – 1er Niveau : …………………………..numéro court du poste
- Durée : ………………………………………………………………20 secondes
- Postes/Numéros – 2ème Niveau : ………………………………..numéro mobile
- Durée : …………………………………………………………….180 secondes
Groupement libre
Vous pouvez également grouper des lignes afin d’orienter les appels entrants vers le service de votre choix (commercial, comptabilité, SAV…). Par exemple, vous pouvez créer un service de Hotline en faisant sonner simultanément 3 lignes fixes, puis basculer vers une ligne mobile en cas de non réponse.
Configuration depuis votre interface de gestion
Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur l’onglet « Paramétrages », puis sur le poste dont le numéro long va servir de numéro convergent.
Cliquez ensuite dans le sous-menu « Groupement ». L’interface suivante s’affiche :
Indiquez le séquencement des sonneries comme suit :
- Postes/Numéros – 1er Niveau : ……………………….. exemple : 40 41 42
- Attention : ………………..les numéros doivent être séparés par un espace
- Durée : ……………………………………………………….. 20 secondes
- Postes/Numéros – 2ème Niveau : ………………………….. numéro mobile
- Durée : ………………………………………………………. 180 secondes
A noter
Il n’est pas possible d’inclure une destination internationale dans un groupement libre.
Pour plus de détails, consultez le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco
Personnalisation du répondeur
Le répondeur se personnalise directement depuis le poste téléphone en composant son propre numéro court.
Par exemple, pour paramétrer la messagerie du poste 41 :
- Prenez le combiné du poste téléphonique 41
- Composez le numéro 41 puis suivez les instructions du disque vocal
Restriction d’appels à l’international
Afin de vous prémunir contre tout risque d’abus avec la solution Bbox Entreprises, un ensemble de destinations internationales sur lesquelles des appels frauduleux sont parfois constatés ont été bloquées par l’application d’un profil de restriction sur vos lignes.
Si vous êtes amenés à appeler l’une ou plusieurs de ces destinations, vous pouvez modifier le profil de vos lignes.
A cet effet, vous trouverez la liste des destinations bloquées, et la façon de modifier les profils des restrictions dans le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco
Ajout de contacts dans le répertoire du téléphone
La solution Bbox Entreprises comporte deux types de répertoire :
- Un répertoire partagé, accessible depuis tous les postes (standardiste et sans-fil), qui se programme à travers l’interface Web du standard téléphonique.
- Un répertoire personnel, associé aux postes sans-fil (postes SNOM C50 seulement). Chaque poste possède son propre répertoire personnel. Pour paramétrer ce répertoire, depuis le poste téléphonique sans fil, procéder comme suit :
- Appuyez sur la touche « Répertoire » (icône livre avec un combiné téléphonique)
- Appuyez sur « Plus »
- Appuyez sur « Ajout contact » et renseignez le nom.
- Appuyez sur « Sauveg » (sauvegarder)
- Appuyez sur à nouveau sur « Editer » puis renseignez le numéro de tel contact.
- Appuyez sur « Sauveg » (sauvegarder)
- Appuyez une seconde fois sur « Sauveg » : le téléphone vous propose d’enregistrer l’entrée dans les contacts locaux
- Appuyez sur « Oui » pour finaliser l’enregistrement du contact
Vous trouverez davantage de détail sur cette programmation dans le guide d’utilisation de votre solution : Zyxel ou Cisco