Paramétrage : téléphonie et standard

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Musique d'attente

Lors d'une mise en attente effectuée depuis le poste standardiste ou depuis un poste sans-fil, une musique par défaut est jouée. 

Pour la personnaliser, cliquez sur le menu "Musiques" puis "Musique d'attente", l'interface visible suivante apparaît : 

Pour charger votre fichier respectant le format décrit au paragraphe "Format des fichiers sonores", cliquez sur le bouton "Choisissez un fichier" et sélectionnez le fichier depuis votre poste informatique

Précisez un nom explicite pour ce fichier sonore dans le champ "Nom de la musique" puis cliquez sur le bouton "Importer". Le fichier est alors chargé dans votre interface de gestion. 

Pour finaliser la mise en oeuvre de la musique d'attente, il reste à activer celle-ci sur les lignes de la solution. Pour cella aller dans le menu "Musique" puis "Programmation". 

Dans la liste "Musique en attente par défaut de l'installation", sélectionnez l'option correspondant au "Nom de la musique". Ce dernier correspond au nom défini lors du chargement de votre musique, précédé de la mention "audio_fr/".

Cliquez sur "sauvegarder", la musique d'attente est alors en place sur tous les postes. Il est possible de mettre en oeuvre une musique spécifique sur un groupement, consultez le paragraphe ci-dessous à cet effet. 

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Sonnerie simultanée multi-postes

Lorsque l’un de vos utilisateurs dispose d’un fixe et d’un mobile, il peut appliquer la convergence fixe-mobile à ses deux lignes :

  • soit la convergence simultanée : le fixe et le mobile sonnent simultanément pour tout appel entrant vers le numéro de fixe
  • soit la convergence séquentielle : le fixe sonne en premier, puis le mobile sonne au-delà d’un délai déterminé.

Convergence simultanée

Dans ce cas, le fixe et le mobile sonnent simultanément. En cas de non-réponse des deux lignes, l’appelant dépose un message sur la messagerie mobile.

>Configuration depuis votre interface de gestion

Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur l'onglet "Paramétrages", puis sur le bouton "Configuration" du poste dont le numéro long va servir de numéro convergent

Cliquez ensuite dans le sous-menu "Groupement". L'interface suivante s'affiche :

Paramétrez le séquencement des sonneries en indiquant au niveau de la ligne "Postes/Numéros-Niveau 1"

  • le numéro court du poste et le numéro long de la ligne mobile, séparés par un espace
  • la durée : 180 secondes

A noter : Si la durée est inférieure à 180 secondes, la convergence n’est plus active et seule la ligne appelée continue de sonner. Une fois le délai expiré, seul le poste fixe continu de sonner avant de basculer vers la messagerie.

Convergence séquentielle

Dans ce cas, le fixe et le mobile sonnent successivement. En cas de non réponse sur aucune des deux lignes, l’appelant dépose un message sur la messagerie mobile.

>Configuration depuis votre interface de gestion

Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur l'onglet "Paramétrages", bouton "Configuration" du poste dont le numéro long va servir de numéro convergent. Cliquez ensuite dans le sous-menu "Groupement". 

L'interface suivante s'affiche :

 

Indiquez le séquencement des sonneries comme suit : 

  • Postes/Numéros – 1er niveau : numéro court du poste
  • Durée : 20 secondes
  • Postes/Numéros- 2ème niveau : numéro mobile
  • Durée : 180 secondes
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Message automatique

Pendant les horaires de fermeture de vos locaux, vous pouvez définir un traitement particulier des appels entrants vers la ligne concernée.
Par défaut, aucun traitement particulier n’est activé.

Configuration depuis votre interface de gestion

Pour paramétrer le service d’horaires de fermeture, cliquez sur le bouton CONFIGURATION du poste à paramétrer puis sur le sous-menu groupement.

Dans la section « Si les bureaux sont fermés », précisez le numéro vers lequel rediriger pendant les horaires de fermeture dans le champ « Envoyer les appels vers ».

Pour ce numéro, vous pouvez choisir parmi les possibilités suivantes :

  • Un numéro de mobile d’astreinte.
  • Une réponse automatique qui indique les horaires d’ouverture et de fermeture. Indiquez le numéro 91 dans le champ « Envoyer les appels vers ». Vous devrez personnaliser ce message, voir ci-après.
  • Le numéro du standard, qui sera lui-même renvoyé vers la messagerie du standard après 20 secondes. Indiquez le numéro 40 dans le champ "Envoyer les appels vers"
  • Toute autre numéro en France métropolitaine.
  • Vers le SVI, indiquez le numéro « 92 » dans le champ « Envoyer les appels vers ».

Cliquez sur « Sauvegarder » pour activer la configuration.

Pour personnaliser les horaires d’ouverture et de fermeture des bureaux, cliquez sur le menu « Serveur vocal » dans le menu « Paramétrages ».
La page suivante s’affiche :

Dans les champs « jours de la semaines » , vous pouvez définir les horaires d’ouverture de la façon suivante :

  • Sans interruption : 08:00-19:30.
  • Avec interruption : 08:00-12:00 13:00-19:30.

Attention : les plages horaires doivent être séparées par un espace.

Dans le champ « jours fériés » , vous pouvez définir de la même façon des fermetures journalières au format MM/JJ (Mois/Jour). En cas de fermeture prolongée (ex : absence de deux semaines en été), il est conseillé de supprimer tous les horaires d’ouverture (champs vides) pendant la durée des congés.           

Attention : les jours doivent être séparés par un espace.
Cliquez sur « Sauvegarder » pour appliquer les nouveaux horaires d’ouverture.
Il est ensuite indispensable de personnaliser le message de fermeture.

À noter
Il est impossible de paramétrer une fermeture de date à date, chaque jour férié doit être précisé unitairement.

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Serveur Vocal Interactif (SVI)

Vous pouvez créer, en toute autonomie, votre serveur d’accueil d’entreprise ; et ainsi permettre à vos correspondants d’être mis en relation avec le service recherché

Par exemple :« L’entreprise xxxx vous souhaite la bienvenue. Pour joindre le service commercial, appuyez sur la touche 1, pour joindre le service technique, appuyez sur 2. »

Configuration depuis votre interface de gestion

Afin de paramétrer le service, sélectionnez le menu "Serveur vocal" dans l'onglet "Paramétrages". Pour configurer le Serveur Vocal Interactif (SVI), allez dans la section 92 de l'onglet "Serveur vocal". 

Il est possible de :

  • Configurer le N° présenté pour les appels renvoyés en dehors de l’entreprise (ex. : renvois vers mobiles).
  • Télécharger votre message sonore au format WAV 8kHz, 16bit, mono.
  • Sélectionner les actions pour les touches 0 à 9. Le format à saisir dans le champ "Codes DTMF et actions" est le suivant :
    • Touche 0 renvoi sur l’extension => 40 !0!40!
    • Touche 1 renvoi sur l’extension => 41 !1!41!
    • Touche 2 renvoi sur l’extension => 42 !2!42!

IMPORTANT

Pour diriger l’appel vers la messagerie d’un poste (ex. : standard 40) après la lecture du message, indiquez !E!840! dans le champ « Codes DTMF et actions » à la suite des actions précédentes. Si vous souhaitez couper l’appel après la lecture du message, indiquez !E!-! dans le champ « Codes DTMF et actions » à la suite des actions précédentes.

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Annonce d'accueil personnalisée (pré-décroché)

Par défaut, il n’y a pas de musique personnalisée pour le pré-décroché.

Celui-ci correspond au retour de sonnerie standardisée.

Pour le personnaliser, cliquez sur le menu "Musiques", puis sur le sous-menu "Pré-décroché", l'interface suivante apparaît :

Pour charger votre fichier respectant le format décrit au paragraphe "Format des fichiers sonores", cliquez sur le bouton "Parcourir" et sélectionnez le fichier depuis votre poste informatique

Précisez un nom explicite pour ce fichier sonore, dans le champ "Nom de la musique" et indiquez une description dans le champ "Description". Puis cliquez sur le bouton "Importer". Le fichier est alors chargé dans la Bbox Entreprises. Une fois importé, le fichier audio se trouve dans la "Liste des fichiers".

NB : si le fichier ne se trouve pas au bon format, il sera impossible de l’implémenter sur votre équipement

Pour finaliser la mise en oeuvre du pré-décroché, il reste à activer celui-ci sur les lignes de la solution. Pour cela, aller dans le menu "Musique" puis "Programmation". Sur la liste sélectionnable "Pré-décroché par défaut de l’installation", choisissez l’option correspondant au "Nom de la musique" que vous avez défini lors du chargement de celle-ci. Celui-ci est précédé de la mention "audio_fr/".

Cliquez sur sauvegarder en bas de page, le pré-décroché est alors en place sur toutes mes mognes. Il est aussi possible de mettre en oeuvre un pré-décroché spécifique sur un groupement, consultez le paragraphe ci-dessous à cet effet.

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Renvoi d'appel

Renvoi d'appel permanent

Ce service vous permet de transférer automatiquement tous vos appels entrants vers une autre ligne : mobile, domicile, autre poste, centre d’appels…
Vous gérez ainsi la joignabilité des lignes de votre entreprise, en cas d’absence.

>Configuration depuis votre interface de gestion

Cliquez sur le bouton "Configuration" du poste à configurer dans l'onglet "Paramétrages" puis "Poste". Puis cliquez sur le sous-menu "Renvoi d'appels".

L'interface suivante s'affiche

Dans la case « Renvoi de tous les appels vers », saisir le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels doivent être redirigés.

>Configuration depuis votre téléphone sans fil

Pour activer ce service : ................................... *71 + <Numéro de téléphone>
Pour désactiver ce service : ............................. *72

Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres.

ATTENTION : lorsque vous souhaitez effectuez un renvoi vers une ligne interne, veillez à renseigner le numéro court. 

>Configuration depuis le poste standardiste

>Configuration depuis le poste standardiste

Appuyez sur la touche « CFwd », tapez le numéro de destination puis appuyez sur la touche "*"

A noter :

Pour activer le renvoi permanent vers votre messagerie, utilisez le mode « ne pas déranger » (voir page 12).
Il est également possible de renvoyer vers la messagerie d’un autre poste avec le numéro : 8 + numéro court du poste.

Renvoi d'appel sur occupation

Vous pouvez renvoyer un appel entrant vers la destination de votre choix lorsque le téléphone est déjà en ligne.

>Configuration depuis votre interface

Cliquez sur le bouton "Configuration" du poste à configurer dans l'onglet "Paramétrages", puis cliquez sur le sous-menu "Renvoi d'appels". Choisissez la case "Renvoi en cas d'occupation de tous les appels vers", puis saisissez le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels sur occupation doivent être redirigés. 

Attention, ce service ne fonctionne que si le double appel est désactivé. 

>Configuration depuis votre téléphone sans fil ou standardiste

Pour activer ce service : *73 + <Numéro de téléphone>
Pour désactiver ce service : *74

Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres. 

ATTENTION : lorsque vous souhaitez effectuer un renvoi vers une ligne interne, veillez à renseigner le numéro court. 

>Renvoi d'appel sur occupation vers le poste standardiste

Le renvoi d'appel sur occupation vers le poste standardiste se programme de la même façon en renvoyant vers le numéro court 40 réservé au poste standardiste. 

Pour activer ce service : *73 + 40
Pour désactiver ce service : *74

A noter : les renvois d'appels sont facturés au même tarif qu'un appel sortant vers la destination de redirection

Renvoi d'appel sur non réponse

Vous pouvez renvoyer un appel entrant vers la destination de votre choix lorsque cet appel n’est pas décroché au-delà d’un certain délai (paramétrable).

>Configuration depuis votre interface

Cliquez sur le bouton "Configuration" du poste à configurer dans l'onglet "Paramétrages". Puis cliquez sur le sous-menu "Renvoi d'appels". Choisissez la case "Renvoi en cas de non réponse de tous les appels vers", puis saisissez le numéro à 10 chiffres vers lequel les appels non répondus doivent être redirigés. 

Dans la case : "Délai avant déclenchement du renvoi sur non réponse" précisez le délai en secondes avant que l'appel ne soit transféré. Un délai de 20 secondes est conseillé. 

>Configuration depuis votre téléphone sans fil ou standardiste

Pour activer ce service : *75 + <Numéro de téléphone>
Pour désactiver ce service : *76

Le numéro de téléphone peut être un numéro court de votre installation ou un numéro à 10 chiffres. 

>Renvoi sur non réponse vers le poste standardiste

Le renvoi d'appel sur non réponse vers le poste standardiste se programme de la même façon en renvoyant vers le numéro court 40 réservé au poste standardiste. 

Pour activer ce service : *74 + 40
Pour désactiver ce service : *76

Renvoi d'appel sur panne

Le renvoi d’appel sur panne permet, de renvoyer automatiquement les appels entrants vers un numéro de votre choix : fixe ou mobile (numéro différent des numéros des téléphones de votre solution Bbox Entreprises et autre que celui de votre ligne analogique).

Important : Pour configurer et activer le numéro vers lequel seront renvoyés les appels en cas de panne, contactez votre service Assistance Technique Clients au 0 800 94 11 00.

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Personnalisation du répondeur

Pour chacune de vos lignes téléphoniques Bbox Entreprises, une messagerie vocale est disponible et activée par défaut. Vous pouvez la paramétrer et gérer :

  • l’activation ou non de la messagerie,
  • le délai de renvoi vers messagerie (par défaut, il est de 20 secondes),
  • le nombre maximum de messages par défaut, il est de 20. Au-delà, il est indiqué à l’appelant que la boite vocale du correspondant est pleine,
  • la personnalisation du message d’accueil de la messagerie.

A noter : L’espace de stockage des messages étant partagé avec l’ensemble des postes associés au service Bbox Entreprises, il est nécessaire que chaque utilisateur supprime ses messages pour ne pas saturer la mémoire. Lors de la première connexion à sa messagerie, l’utilisateur doit obligatoirement personnaliser celle-ci.

>Configuration depuis votre interface de gestion

Pour paramétrer votre messagerie, cliquez sur le bouton "CONFIGURATION" du poste à configurer dans l’onglet "Paramétrages". Puis cliquez sur le sous-menu "Messagerie" . L’interface suivante apparaît :

Deux modes sont possibles pour le message d’accueil :

  • Message d’accueil standardisé,
  • Message d’accueil standardisé puis annonce personnalisée du nom et prénom.

>Configuration depuis votre téléphone

Depuis chaque poste, l’utilisateur peut appeler son propre numéro de poste pour paramétrer sa messagerie en se laissant guider par les menus vocaux. Il est également possible de joindre la messagerie d’un poste en composant « 8 + numéro du poste ».

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Ajout d'un contact à l'annuaire partagé

Pour ajouter un contact à l’annuaire, indiquez son Prénom, Nom, Numéro long dans la section « Ajouter un nouveau contact à l’annuaire ». Cliquez sur le bouton
« Ajouter ».

Attention, si un contact existait déjà avec un même numéro, le contact précédent est remplacé par le nouveau contact.

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