UCaaS : quel rôle dans la transformation numérique des entreprises ?

À l’heure de démocratisation de la fibre optique, du cloud et de la voix sur IP (VoIP), la transformation numérique constitue un enjeu majeur pour les entreprises. Basé sur des infrastructures cloud, l’UCaaS vous permet de disposer d’une solution de communication unifiée, évolutive et performante.

UCaaS : tout savoir sur les communications unifiées

L’UCaaS, acronyme de « Unified Communications as a Service », désigne une approche des communications d’entreprises basée sur le cloud. Il s’agit d’une plateforme de service virtualisée et managée qui intègre nativement les principaux canaux de communication, dont la téléphonie d’entreprise (VoIP), la visioconférence, le partage de documents et la messagerie instantanée.

Le concept des Communications Unifiées est très simple : plutôt que de gérer plusieurs infrastructures distinctes pour chaque mode de communication, il est plus efficace (et moins cher) de les rassembler dans une interface unique.

L’UCaaS est liée au Cloud , ce qui permet d’accéder à la plateforme où que l’on soit et quel que soit le terminal avec une simple connexion internet. Elle ne nécessite pas non plus d’installer des infrastructures en local.

In fine, la solution UCaaS donne accès aux dernières avancées technologiques, sans que les sociétés n’aient à gérer les infrastructures sous-jacentes. Elle offre une flexibilité inégalée, permettant à votre entreprise de s’adapter rapidement si vos besoins évoluent (à la hausse ou à la baisse), tout en maîtrisant vos frais.

Parmi les solutions UCaaS les plus populaires, on peut citer les communications unifiées chez Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom et RingCentral. Certains éditeurs sont même spécialisés sur les communications des équipes de terrain comme Streamwide par exemple (PMR, MCX, Talkie Walkie, Push To Talk, ect …)

Les 4 points clés de l’impact des communications unifiées sur la transformation numérique

Vous l’aurez compris : l’UCaaS est bien plus qu’une simple évolution des outils de téléphonie. Il s’agit d’une véritable révolution dans la manière dont les entreprises interagissent. C’est aussi grâce à ce type de communication que beaucoup d’entreprises ont pu faire face à la pandémie mondiale du Covid-19.

1. Centralisation des communications, la force d’une plateforme unique

Historiquement, les entreprises devaient jongler entre plusieurs outils et applications de téléphonie. L’UCaaS change la donne en proposant une centralisation de l’ensemble de ces outils. Que ce soit pour la messagerie en temps réel, la visioconférence ou la VoIP, l’utilisateur utilise une seule interface. Cette plateforme est généralement conçue pour être la plus simple possible, afin que l’adoption soit facilitée.

Cette centralisation permet aux équipes de gagner en efficacité et en productivité, tout en réduisant les erreurs et les doublons dans la communication.

2. Cloud et UCaaS, vers une accessibilité sans frontière

L’une des principales caractéristiques de l’UCaaS, c’est qu’il fonctionne entièrement sur le cloud. Cela signifie que toutes les données, les applications et les communications sont hébergées et managées sur des serveurs distants (data centers), et non sur le site de l’entreprise. Le fait que l’application soit basée sur le cloud offre une sécurité supplémentaire, notamment grâce au cryptage des données.

En outre, le cloud apporte une grande flexibilité à vos collaborateurs. Ainsi, que vos équipes soient au bureau, en déplacement ou en télétravail, elles peuvent accéder aux outils et aux données dont elles ont besoin et effectuer toutes sortes de tâches : partage de documents et de fichiers multimédias, visioconférences, messages vocaux, réunions en ligne, etc.

3. Répondre aux évolutions des entreprises grâce aux mises à jour automatiques

Au fil des progrès technologiques, des évolutions du marché et des nouveaux projets, les besoins des entreprises sont naturellement très variables. Quels que soient les changements, la communication doit pouvoir s’y adapter rapidement. Grâce à l’UCaaS, il est possible de réagir plus vite et facilement, sans avoir à procéder à de lourdes mises à jour ou modifications.

Qu’il s’agisse d’ajouter de nouveaux utilisateurs, d’intégrer de nouvelles fonctionnalités ou de faire face à une croissance rapide, l’UCaaS est conçu pour évoluer à votre rythme. Les mises à jour logicielles sont automatiquement incluses et vous n’avez pas besoin de les prévoir (ainsi que les budgets associés) .

Quels sont les avantages stratégiques des communications unifiées pour les entreprises ?

Le principe d’Unified Communications (« UC », ou communications unifiées) est une évolution majeure pour les entreprises. Mais quels sont les réels enjeux derrière ce concept ?

Tout d’abord, les communications unifiées permettent d’éradiquer les silos d’information. En effet, lorsqu’une entreprise utilise plusieurs canaux pour ses communications et que ses employés travaillent séparément, il est très difficile de maintenir une homogénéité. C’est ce que l’on appelle l’effet silo, en référence aux silos agricoles qui stockent et isolent chaque récolte.

Sans applications dédiées, briser l’effet silo peut nécessiter un important travail de cohésion. L’enjeu des communications unifiées est de simplifier cet effort, en évitant à votre entreprise d’avoir à former longuement ses équipes.

Ensuite, les communications unifiées vous donnent la possibilité de gagner en productivité tout en réalisant des économies grâce à la mutualisation. Et pour cause, en regroupant plusieurs services en un seul, les coûts liés à la gestion des logiciels et de leur évolution sont nettement réduits. Par ailleurs, en optimisant sa communication, l’entreprise améliore considérablement sa productivité. Les équipes collaborent plus efficacement, et les informations circulent plus librement.

De plus, les solutions basées sur le Cloud, comme l’UCaaS, offrent des modèles tarifaires avantageux, calibrés sur l’utilisation réelle et non sur l’achat d’une licence.

Enfin, les communications unifiées présentent un vrai avantage en matière de sécurité et de conformité. Avec la centralisation des communications, votre entreprise maîtrisera mieux ses données.

L’option collaborative UCaaS de Bouygues Telecom Entreprises héberge vos données en France ou au sein de l’UE. Quant aux mises à jour régulières (et intégrées), elles garantissent une protection contre les dernières menaces en ligne.

De plus, utiliser une plateforme unique simplifie le processus de conformité réglementaire, car elles appliquent des politiques de sécurité uniformes et suivre plus facilement les directives en matière de protection des données.

Comment intégrer l’UCaaS dans sa stratégie de transformation numérique ?

Sans aucun doute, les communications unifiées jouent un rôle crucial dans les stratégies de transformation numérique des entreprises. En remplaçant les systèmes de communication traditionnels – souvent cloisonnés et rigides – par une solution unifiée et basée sur le cloud, l’UCaaS permet à votre entreprise de moderniser ses infrastructures de communication avec efficacité et souplesse.

Pour intégrer efficacement l’UCaaS dans votre stratégie de transformation numérique, plusieurs étapes sont à suivre :

• Faire le point sur vos besoins actuels : identifiez les faiblesses et les inefficacités de votre système de communication actuel, telles qu’une mauvaise gestion des appels clients dans un centre d’appel, afin de pouvoir y remédier ;
• Choisir la bonne plateforme de communications unifiées : sélectionnez une solution UCaaS qui répond à vos besoins en termes de budget, de fonctionnalités, d’évolutivité, d’intégration, de sécurité ou encore d’assistance et de support, comme par exemple, le besoin d’un plan de numérotation personnalisable ;
• Planifier la transition : élaborez un plan de migration en tenant compte de la configuration de votre centre d’appel ou de l’intégration des postes DECT existants et des mobiles, afin de minimiser les interruptions de service pendant le processus de transition ;
• Former les équipes : assurez une formation complète de vos collaborateurs sur la nouvelle plateforme pour une adoption rapide et efficace ;
• Intégrer la solution avec les systèmes existants : connectez la solution UCaaS à vos autres solutions informatiques (CRM, CMS, outil de gestion RH, etc.) ;
• Évaluer l’efficacité : surveillez les performances de la solution UCaaS pour mesurer son impact sur la collaboration en entreprise, et faire les ajustements nécessaires (ajout de nouvelles fonctionnalités, optimisation de la gestion des ressources, formation approfondie de vos collaborateurs, etc.)

Les tendances émergentes des communications unifiées et de la VoIP

Les communications unifiées continuent d’évoluer, intégrant de nouvelles technologies pour améliorer l’expérience client et l’efficacité opérationnelle. L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et du machine learning ouvre la voie à des communications plus intelligentes et personnalisées.

Ces technologies permettent notamment la transcription automatique des réunions entre collègues, l’analyse des sentiments en temps réel, et même l’assistance automatisée pour les tâches récurrentes. Dans un futur proche, ces technologies apporteront d’autres fonctionnalités, toujours plus utiles, comme la traduction

instantanée. Plus besoin de sous-titres, l’audio est traduit en temps réel.
Actuellement, l’IA aide aussi à la récupération d’informations. Pendant une réunion Teams, la voix d’un collaborateur peut se retrouver hachée par une mauvaise connexion, l’intelligence artificielle peut reconstituer ses moments, aidant ainsi au mieux le collaborateur.

Parallèlement, l’intégration des communications unifiées avec l’Internet des Objets (IoT) et d’autres technologies émergentes étend leur application à de nouveaux domaines. Cela inclut la gestion automatisée des espaces de travail, l’optimisation des centres de contact ou encore l’amélioration de la sécurité des données.
Ces avancées positionnent les communications unifiées comme des outils clés dans la transformation numérique des entreprises.