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La téléphonie professionnelle joue un rôle clé dans la communication d’entreprise. Aussi, le choix du bon système peut avoir un impact majeur sur la productivité et l’efficacité de la société. Voici tout ce que vous devez savoir sur la téléphonie d’entreprise.
Qu’est-ce que la téléphonie d’entreprise ?
La téléphonie d’entreprise englobe tous les outils permettant aux sociétés de gérer leurs communications vocales . Avec les progrès technologiques, ce domaine a connu des évolutions significatives au cours des 10 dernières années. Ainsi, la téléphonie est passée de systèmes traditionnels – basés sur le RTC – à des solutions plus modernes et flexibles, basées sur le standard IP.
La téléphonie d’entreprise fait référence aux systèmes téléphoniques conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises.
Qu’il s’agisse de gérer plusieurs appels simultanément avec un standard, de rediriger les appels vers les bonnes personnes, d’enregistrer des messages vocaux ou de proposer des fonctionnalités avancées comme la vidéoconférence, ces solutions sont indispensables pour une communication fluide et efficace.
La téléphonie d’entreprise englobe non seulement les lignes téléphoniques fixes traditionnelles, les lignes mobiles DECT mais aussi des solutions plus modernes, comme la VoIP (Voice Over Internet Protocol) et les softphones qui permettent de passer des appels via des accès Internet.
De la ligne téléphonique fixe à la solution VoIP
La ligne de téléphone fixe analogique ou numérique a longtemps été la norme pour les entreprises. Cependant, avec l’avènement du standard IP, la solution de transport de la voix sur des réseaux IP (VoIP) est devenue la norme.
La VoIP offre une flexibilité accrue, permettant aux entreprises de passer et de recevoir des appels à partir de n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet.
En outre, cette technologie offre des avantages en termes de coûts, de qualité d’appel et d’intégration avec d’autres applications d’entreprise, comme les CRM ou les systèmes de gestion de la relation client.
Dans le contexte de la fin du RTC et du démantèlement du réseau en cuivre (qui s’achèvera en 2030), les solutions de téléphonie IP constituent des alternatives plus fiables, plus performantes et plus résilientes.
Quelles différences entre une ligne professionnelle classique et une téléphonie IP d’entreprise ?
La téléphonie a grandement évolué ces dernières années. La transition entre les solutions traditionnelles et les solutions IP a transformé la façon dont les entreprises communiquent. Il est important de comprendre ces différences pour faire un choix éclairé.
Comprendre la ligne professionnelle traditionnelle
Le PABX (dit aussi standard téléphonique utilisant des accès RTC (Réseau Téléphonique Commuté) pour communiquer vers l’extérieur, a longtemps été le standard pour les communications d’entreprise. Toutefois, dans le cadre de la fin du RTC, la disparition rapide de ces lignes sur l’ensemble du territoire français obligent les entreprises à repenser leur système et trouver d’autres solutions. Ce démantèlement est encadré par l’ARCEP et effectué par Orange (ex France Telecom), propriétaire historique des lignes en cuivre.
La fin du RTC se fait naturellement au profit des solutions IP, qui offrent plus de flexibilité et de fonctionnalités. La fin du RTC a déjà commencé puisque les offres de téléphonie classique ont d’ores et déjà cessé d’être commercialisées dans de nombreuses régions, accélérant la transition vers des solutions plus modernes et évolutives.
Les avantages de la téléphonie IP d’entreprise
La téléphonie IP d’entreprise offre une multitude d’avantages par rapport aux systèmes traditionnels. Parmi eux, on peut évoquer :
- La réduction des coûts, notamment sur les appels longue distance grâce aux forfaits illimités,
- Une meilleure qualité d’appels, sans interférences ni bruits parasites,
- Une intégration facile avec d’autres outils et applications d’entreprise (Comme Microsoft TEAMS ou 3CX par exemple),
- Une grande mobilité, permettant aux collaborateurs de communiquer où ils se trouvent : au bureau, en télétravail ou sur n’importe quel site connecté.
De plus, les solutions IP sont souvent plus évolutives, offrant aux entreprises la possibilité d’ajouter ou de retirer des lignes en fonction de leurs besoins
La transition vers la téléphonie d’entreprise cloud
La téléphonie d’entreprise cloud repose sur des serveurs hébergés dans le Cloud pour gérer et acheminer les appels. Cette solution évite aux entreprises d’avoir acheté, héberger, configurer, maintenir et gérer leur propre matériel. Le Cloud offre une plus grande flexibilité, permettant aux employés d’accéder au système de n’importe où, tant qu’ils disposent d’une connexion internet.
De plus, les solutions cloud sont souvent plus rentables, avec des coûts initiaux réduits et des mises à jour automatiques incluses. Pour les entreprises qui ont un système de téléphonie complexe ou sensible, Bouygues Telecom Entreprises Oncloud vous accompagne dans la transition de votre entreprise vers la téléphonie IP et les solutions de PABX hébergé.
Bien choisir votre solution de téléphonie d’entreprise
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de télécommunication. Il existe donc plusieurs critères à prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée.
Choisir entre toutes les fonctionnalités proposées
Pour bien choisir une solution de téléphonie d’entreprise, les fonctionnalités sont un paramètre essentiel. Parmi les plus importantes, on peut citer :
- Le standard téléphonique professionnel
- Le centre d’appel managé
- La messagerie vocale ;
- Le renvoi et transfert d’appels ;
- La vidéoconférence ;
- L’intégration avec d’autres outils d’entreprise.
Afin de faire le meilleur choix, l’idéal reste de dresser une liste des fonctionnalités essentielles pour votre entreprise et de vérifier qu’elles sont inclues dans la solution choisie.
Faire une estimation du coût de la solution
Le coût est un élément déterminant dans le choix d’une solution. Il faut non seulement tenir compte du prix initial, mais également des frais périodiques tels que la maintenance logicielle, les mises à jour ou encore les coûts d’appels. Contrairement aux solutions d’entreprise traditionnelles, la téléphonie IP ne nécessite pas d’infrastructure physique : elle peut donc s’avérer économique.
Ceci dit, les frais de la téléphonie d’entreprise sont susceptibles de varier d’une offre à l’autre. Pour faire le meilleur choix, veillez donc à comparer les différentes solutions et leur rapport qualité-prix.
Privilégiez : flexibilité, évolutivité et portail entreprise
La solution de téléphonie doit pouvoir s’adapter à la croissance de l’entreprise. Par exemple, il faut avoir la possibilité de configurer, d’ajouter ou de retirer des lignes directement à partir de son portail entreprise. Idéalement, la solution doit également pouvoir intégrer de nouvelles fonctionnalités à mesure qu’elles deviennent nécessaires.
La société devrait donc choisir une solution qui convient aux besoins actuels de l’entreprise, tout en ayant la possibilité de l’adapter à ses besoins futurs, sans frais excessifs.
N’oubliez pas la fiabilité et la qualité de service
Une solution de téléphonie doit être fiable et offrir une qualité d’appel constante. Des interruptions fréquentes ou une mauvaise qualité d’appel peuvent nuire à la productivité et à l’image de l’entreprise. Sur ce point également, la téléphonie IP s’avère nettement plus performante que le RTC, car elle n’est pas sujette à la surcharge des lignes.
Mais pour bénéficier de cette stabilité, il reste nécessaire d’opter pour une offre internet performante. Les solutions de fibre optique – et notamment les offres FTTO (Fiber To The Office) – confèrent un haut débit optimal et une faible latence.
Faites le choix d’un support et d’un service client réactif
Lorsque des problèmes surviennent, il faut pouvoir compter sur un support réactif et compétent. Un bon service client peut faire toute la différence, en aidant à résoudre rapidement les problèmes et en minimisant le temps d’interruption.
Il est donc important que votre fournisseur de services dispose d’un service client : disponible à vos horaires de bureau, réactif, performant et à l’écoute.
Comment la téléphonie pro contribue à la réputation de votre entreprise ?
La qualité et la fiabilité des communications peuvent grandement influencer la perception des clients vis-à-vis d’une entreprise. De la première impression laissée par un message d’accueil à la capacité de répondre rapidement aux demandes, la téléphonie pro joue un rôle clé dans l’image de marque d’une entreprise.
Enregistrer un message d’accueil téléphonique
Le message d’accueil téléphonique est souvent le premier contact qu’a le client avec l’entreprise.
Cela va donc de soi : un message clair, professionnel et accueillant peut instaurer confiance et crédibilité. À l’inverse, un message mal conçu – ou l’absence de message – pourrait dissuader le client potentiel.
Il est donc important de soigner ce premier contact et de le rendre informatif, tout en reflétant les valeurs et le professionnalisme de l’entreprise.
Personnaliser son téléphone d’entreprise grâce aux solutions IP
Les solutions IP offrent une grande personnalisation pour les téléphones d’entreprise. Cela va du choix de la sonnerie à l’intégration d’applications spécifiques, en passant par la mise en place de numéros directs pour chaque employé.
Cette personnalisation renforce non seulement l’efficacité des communications internes, mais offre également une expérience améliorée pour les clients.
Consolider son image de marque avec une solution de téléphonie pro
La communication joue un rôle phare dans l’image de marque. Ainsi, une solution de téléphonie pro de qualité reflète le sérieux et le professionnalisme d’une entreprise. Elle permet d’offrir un service client de qualité, de répondre rapidement aux demandes et de gérer efficacement les appels entrants et sortants.
En choisissant la bonne solution de téléphonie, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité, mais également renforcer leur image de marque et leur réputation sur le marché.
Comment optimiser l’utilisation de votre solution de téléphonie d’entreprise ?
Une fois la solution de téléphonie fixe choisie, il est important de l’utiliser au maximum de son potentiel.
Former continuellement vos équipes
La formation est la clé pour permettre à vos équipes de maîtriser toutes les fonctionnalités de votre solution de téléphonie évoluée. Cela les rendra plus autonomes, efficaces et leur permettra d’offrir un meilleur service client.
Il est donc essentiel d’investir dans la formation et de veiller à ce que chaque membre de l’équipe soit à jour sur les dernières fonctionnalités et les meilleures pratiques.
Mettre à jour régulièrement le système
La technologie évolue constamment. Pour s’assurer que votre système reste à la pointe et continue d’offrir les meilleures performances, il convient de le mettre à jour régulièrement. Ces mises à jour sont automatiques pour les systèmes centrex de téléphonie dans le Cloud mais sont à la charge de l’entreprise, selon le contrat de maintenance logicielle additionnel, pour les systèmes autonomes de type PABX.
Les mises à jour peuvent non seulement offrir de nouvelles fonctionnalités, mais également corriger d’éventuels bugs ou vulnérabilités, garantissant ainsi la sécurité et la fiabilité du système.
Utiliser des outils modernes pour surveiller et analyser les performances
La surveillance et l’analyse sont importants pour comprendre comment votre solution est utilisée et pour identifier d’éventuelles améliorations. Des outils modernes permettent d’obtenir des données précieuses sur les appels perdus par exemple, la qualité du service, et d’autres indicateurs clés de performance.
En utilisant ces outils, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, optimiser leur utilisation du système et améliorer continuellement la qualité de leur service téléphonique.
Téléphonie d’entreprise : nos réponses à vos questions
Comment ouvrir une ligne téléphonique professionnelle ?
Pour ouvrir une ligne téléphonique professionnelle, définissez d’abord vos besoins spécifiques, puis recherchez les fournisseurs qui répondent à ces besoins en termes de prix et de fonctionnalités. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, vous devrez probablement remplir un formulaire de demande et ils s’occuperont de l’installation.
Comment débloquer un téléphone d’entreprise ?
Si le téléphone est bloqué par un mot de passe, contactez votre fournisseur de services ou le fabricant pour obtenir de l’aide. Si le téléphone est bloqué sur un réseau spécifique, contactez le service client de votre opérateur pour demander un déblocage réseau. Notez que des frais peuvent s’appliquer.
