Il est fort probable que les mesures prises par les entreprises pour protéger leur salariés du coronavirus s’intensifient dans les prochains jours. C’est alors la question de la continuité d’activité qui va se poser. Comment organiser le travail à distance de vos salariés sans dégrader leur efficacité ? Comment conserver la confiance entre managers et collaborateurs quand la collaboration s’en trouve bouleversée ? En activant des solutions déjà existantes facilement et rapidement. Explications.
Certes, il s’agit d’une crise. Certes, trop peu d’entreprises à ce jour disposent d’un plan de réponse à ce risque, tant il est inattendu. Pourtant, grâce à la maturité des outils dont nous disposons aujourd’hui, elles vont pouvoir réagir sans trop pénaliser leur activité. En effet, toutes les solutions technologiques proposées par les opérateurs et les intégrateurs permettent de délocaliser les postes de travail très facilement.
Première des actions à mener : faire un état des possibilités offertes par vos solutions de téléphonie et de cloud. Comme beaucoup, vous n’utilisez peut-être qu’une petite partie de ce qui vous est offert en terme de capacité.
Télétravail, transparence et ubiquité
Travailler chez soi comme au bureau, c’est possible et les repères sociaux du travail au bureau peuvent parfaitement être maintenus grâce par exemple aux communications unifiées : se voir grâce à la visioconférence, échanger de façon formelle ou informelle grâce au chat, travailler sur des documents communs via le partage de documents et savoir qui est disponible, ou pas, grâce aux indicateurs de présence proposés par les solutions de téléphonie cloud. La collaboration s’organise alors comme si les collaborateurs étaient dans le même bâtiment. Il ne reste plus qu’à prendre de nouveaux réflexes avec les outils. Cliquez ici pour découvrir nos meilleurs conseils sur le travail à distance avec notre Livre Blanc Télétravail.
Qualité de la connexion et fluidité des communications
Pour s’assurer d’une expérience optimale sur une longue durée avec ces outils, la qualité et la performance de la connexion internet devient vite un critère majeur. Les deux méthodes les plus généralement utilisées sont l’utilisation de la box familiale ou le partage de connection depuis son smartphone. Mais cela ne suffit pas toujours car l’utilisation familiale (streaming, gaming …) peut ralentir considérablement son usage. Quant au smartphone, son débit est souvent limité par le forfait alloué au collaborateur.
Dans ce cas, deux accès internet dédiés peuvent être facilement mis en place :
- Le plus professionnel : le routeur 4G qui permet d’apporter un accès wifi ou filaire en très haut débit. Il peut également être utilisé pour étendre le réseau VPN MPLS (Virtual Private Network – MultiProtocol Label Switching : un réseau sécurisé qui permet d’interconnecter des sites distants) de l’entreprise jusqu’au domicile.
- Le plus rapide : le galet 4G, une solution proposée habituellement au grand public, il est moins onéreux que le routeur 4G mais aussi moins efficace. Disponible cependant en 24H après la commande, il peut dépanner ou s’adapter à un travail en mobilité.
Pour ceux qui ne veulent pas quitter leur poste fixe, une solution alternative extrêmement simple à installer est de déporter un poste téléphonique fixe au domicile du collaborateur. Les téléphones fixes avec carte GSM sont plug&play et sont totalement intégrés au standard téléphonique sans aucune manipulation : vous branchez, ça marche !
Point important : en cas de télétravail prolongé, il ne faut pas négliger l’équipement audio, notamment le casque, dont les dernières générations isolent du bruit ambiant afin de garantir une qualité de communication optimum avec les clients et les collaborateurs. Ces casques permettent qu’ils soient activés ou non de servir d’indicateurs de présence.
Sécurité et accès aux applications métiers
Bien sûr, un collaborateur à distance constitue forcément un nouveau risque en matière d’accès aux applications métiers et aux données sensibles s’il ne dispose pas d’un lien sécurisé. C’est pourquoi il est recommandé de mettre en place un VPN (réseau privé virtuel) pour assurer un accès sécurisé individuel.
Vous l’avez compris vous êtes certainement déjà équipés d’une solution capable de répondre à votre besoin de faire travailler vos collaborateurs à distance… n’hésitez pas à interroger votre opérateur pour activer les options adéquates.
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