Le va-et-vient des embauches et départs des collaborateurs peut s’avérer un casse-tête pour le gestionnaire de flotte mobile. Comment peut-il optimiser les process pour répondre à cette problématique ?  

Selon une étude publiée par HayGroup, 49 millions d’employés supplémentaires dans le monde quitteront leurs entreprises en 2018 par rapport à 2012. Ainsi, on estime que le nombre de salariés qui quitteront une entreprise pour une autre en 2018 s’élèvera à 192 millions d’employés ! Cette même étude révèle qu’en France, le taux de « turn over », qui s’établissait à 13,7% en 2013, devrait atteindre les 15,1% en 2018. Au-delà des problématiques de fuites de compétences, de contingences liées au recrutement ou à la formation de nouveaux entrants dans l’entreprise, les gestionnaires de flotte et responsables informatiques sont confrontés à des difficultés qui peuvent paraître triviales, mais n’en sont pas moins complexes à surmonter.

Des contraintes logistiques à lever

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ou que son successeur rejoint l’effectif, la première contrainte est logistique. « Dans tous les cas, cela implique un point de contact physique pour reprendre ou mettre le smartphone à disposition du collaborateur, explique Mélanie Soubeille, Chef de produit Marketing Services Mobiles pour Bouygues Telecom Entreprises, mais ce rendez-vous est loin d’être la principale difficulté ». En effet, en amont de la remise du smartphone au nouvel entrant, il faut que le terminal ait été correctement configuré, préparé, et même enrôlé sur la solution EMM (Enterprise Mobility Management).

Quant au mobile du collaborateur qui quitte l’entreprise, il doit alors entrer dans un nouveau cycle de vie. « Il faut organiser la restitution mais surtout l’effacement des données, et la remise en état/service du smartphone », indique l’experte. Dorénavant, grâce aux solutions EMM, il est possible de supprimer les données à distance. Le gestionnaire de flotte veillera également, avec les responsables informatiques, à ce que l’ensemble des comptes d’accès du collaborateur au système d’information soient désactivés.  Pour les nouveaux entrants, il existe désormais l’enrôlement (enregistrement de terminaux dans la solution EMM) automatique qui permet de déployer rapidement toutes les configurations et applications d’entreprise sur les terminaux, sans action manuelle sur les mêmes. Certaines entreprises plus soucieuses du confort de leurs collaborateurs pourront faire le choix d’externaliser cette mission.

De nouvelles prestations, assurée par des “mobile coachs”, se développent progressivement pour accompagner les entreprises.

Un besoin de communication interne

Si les mesures à prendre pour organiser la remise ou la reprise d’un smartphone se sont simplifiées grâce aux solutions EMM, elles nécessitent toutefois une organisation interne optimale, « un vrai projet de “désilotage”, observe Mélanie Soubeille, car plusieurs entités ou services de l’entreprise sont concernés : Ressources humaines, SI, Gestionnaire de flotte mobile, les Achats. Grâce aux solutions de gestion de flotte mobile, le partage d’informations entre ces différents services peut être facilité ». Le service RH doit pouvoir automatiser l’information d’arrivée ou de départ d’un collaborateur. Le reste du processus peut alors entrer en action. « L’interface avec le service RH implique un rapprochement informatique entre deux univers, confie Mélanie Soubeille, mais celui-ci n’est pas si difficile à opérer ». En effet, sous l’effet du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles), chacun est désormais sensibilisé à l’enjeu lié à la sécurité des données.

Un nouveau meilleur ami pour sa flotte mobile

Par ailleurs, du fait du développement des usages mobiles, « De nouvelles prestations, assurée par des “mobile coachs”, se développent progressivement pour accompagner les entreprises, indique Mélanie Soubeille, non seulement remettre le smartphone au nouvel entrant, mais aussi de le former aux règles de sécurité édictées par l’entreprise et aux applications métier préinstallées sur le mobile. Présente chez le client, ce prestataire joue un rôle pivot entre RH et SI et facilite grandement la gestion du Turn over !».

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