Les communications unifiées : qu’est-ce que c’est ?

Téléphonie d’entreprise

La téléphonie d’entreprise de nouvelle génération, basée sur la Téléphonie sur IP (ToIP) et des autocommutateurs téléphoniques privés (IPBX) ou hébergés ( Centrex IP ), propose de multiples fonctionnalités de convergence : l’annuaire est partagé avec celui de l’entreprise, la messagerie téléphonique peut envoyer des notifications sur une adresse e-mail, il est possible d’organiser des conférences audio, etc. Nous sommes loin des systèmes téléphoniques d’antan, qui se limitaient à router les appels internes et externes, et à prendre les messages en cas d’absence.

Mobilité

Les systèmes téléphoniques de nouvelle génération fusionnent les usages fixes et mobiles. Grâce à la technologie du Fixe mobile, il est ainsi possible de disposer d’un numéro unique, capable à la fois de faire sonner un téléphone fixe et un téléphone mobile. Le collaborateur reste ainsi toujours joignable, qu’il soit au bureau ou en déplacement. Le softphone est un autre outil facilitant la mobilité : ce “téléphone-logiciel”, installé sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone sous forme d’application, permet d’effectuer et de recevoir des appels sur son numéro de téléphone professionnel, depuis n’importe quel lieu.

Audio et visioconférence

Le boom récent des communications à distance, que ce soit entre salariés d’une même entreprise ou entre des collaborateurs et leurs clients, a favorisé la montée des solutions de conférence audio, vidéo et web. Avec les communications unifiées, il devient alors possible de se connecter à une réunion audio ou vidéo aussi bien avec un ordinateur ou un smartphone, qu’un poste téléphonique classique.

Messagerie instantanée

La messagerie instantanée s’impose à la fois dans le monde de la téléphonie, au travers des SMS et MMS, mais aussi dans le monde des communications par Internet, via des outils de messagerie instantanée, proposant souvent à la fois des messages texte et de la VoIP. Les communications unifiées rassemblent le tout, en permettant par exemple de recevoir des SMS sur des postes fixes ou un softphone. La messagerie instantanée devient plus que jamais un outil central de collaboration dans les entreprises aujourd’hui.

Partage de documents et d’agendas

Avec la généralisation du très haut débit en entreprise, nous assistons à une multiplication des logiciels de travail collaboratif. Une de leurs fonctionnalités classiques est la gestion de présence, qui permet de savoir si une personne est disponible, ou quand elle le sera : un outil précieux pour organiser des réunions ou router des appels téléphoniques. Autre outil de travail collaboratif très apprécié, le partage de fichiers ou d’écran, souvent réalisé au travers d’une plate-forme assurant la centralisation de l’ensemble des documents de l’entreprise, au sein d’un référentiel unique.

Couplage téléphonie-informatique

Dernier niveau des communications unifiées, le couplage téléphonie-informatique (CTI). Ce dernier a souvent été réservé à la relation client, en particulier dans les centres de contact. Il a tendance toutefois aujourd’hui à s’étendre à d’autres solutions. Des liens entre Microsoft Teams et la téléphonie d’entreprise permettent ainsi de gérer directement les appels depuis les outils collaboratifs Microsoft, mais aussi de créer des intégrations avec d’autres solutions logicielles.

Les plus pour le collaborateur

• check La communication entre collaborateurs est facilitée, grâce aux échanges instantanés (en texte, voix ou vidéo), ou aux messageries plus classiques (téléphoniques, ou par courrier électronique).
• check La collaboration à distance est rendue possible, et surtout facilitée, au travers de l’organisation de réunions audio, vidéo ou web, mais aussi grâce au partage de documents et d’agenda.
• check La mobilité est totale , le collaborateur restant joignable depuis n’importe quel endroit, grâce aux solutions fixe-mobile ou à l’utilisation d’un softphone. Un véritable atout pour le télétravail et les collaborateurs nomades.

Les plus pour l’entreprise

• check L' organisation de l’entreprise est facilitée , avec moins de temps perdu à coordonner documents et agendas, ce qui se traduit par des gains de productivité non-négligeables au sein des équipes.
• check Le couplage téléphonie-informatique permet d’imaginer de nouvelles automatisations des processus, en lien avec les solutions métiers utilisées par l’entreprise.
• check Les communications unifiées facilitent l’organisation du télétravail en fournissant aux collaborateurs un numéro unique de téléphone leur permettant de rester joignables où qu’ils soient, tout en leur proposant un droit à la déconnection.

• check Un téléphone IP compatible avec les nouvelles fonctions de téléphonie et de messagerie.
• check Un micro-casque audio, pour disposer d’une qualité audio haute définition, pour faciliter l’utilisation du softphone ou participer à des téléréunions.
• L’équipement d’une salle de réunion passera par :
• check Un système d’audioconférence, à placer au centre de l’espace de réunion.
• check Un écran connecté grand format pour les vidéoconférences.