Visioconférence : Comment choisir son application de visioconférence

Permettant d’organiser des réunions à distance, la visioconférence offre de multiples avantages pour les entreprises. Pour faire le bon choix, divers critères entrent en jeu : l’ergonomie, les fonctionnalités, le tarif, etc.

En quoi consiste la visioconférence ?

La visioconférence est un système permettant de communiquer à distance avec une ou plusieurs personnes en simultané , en profitant de la vidéo et du son. Grâce à cette technologie, il devient possible d’organiser toutes sortes de réunions à distance à partir de son PC ou de son smartphone : entretiens professionnels, meetings, débriefings, conférences, cours en ligne, etc.

Auparavant complexe et réservée aux grandes entreprises (salles dédiées à la vidéoconférence), la visioconférence s’est grandement démocratisée depuis 10 ans, et encore plus depuis la pandémie. Aujourd’hui, les applications d’appel vidéo ou de visioconférence sont à la portée de tous : TPE, PME, grands comptes, écoles, associations, indépendants et même Pros. Qui plus est, grâce à la généralisation de la fibre et de la 4G, ces différents utilisateurs peuvent profiter d’une qualité optimale pour leurs communications.

Pour les professionnels, les avantages de la visioconférence sont multiples.

Quels sont les avantages des réunions en visioconférence ?

Organiser des réunions à distance programmées ou non en 1 clic permet de réunir facilement des employés, clients, partenaires ou élèves qui sont éloignés géographiquement. La visioconférence présente également de nombreux autres avantages pour les entreprises. Parmi eux, on peut citer l’épanouissement des collaborateurs, le gain de temps, l’efficacité des réunions ou encore la qualité de la communication interpersonnelle. En voici les détails.

Échanger et travailler en « face à face » en visioconférence avec ses interlocuteurs, fait désormais partie intégrante de l’organisation en télétravail. Même en dehors des cas exceptionnels comme les grèves ou, de manière évidente, lors d’une crise sanitaire, ce mode de travail contribue à l’épanouissement et donc la fidélisation des salariés. Ces derniers peuvent ainsi concilier plus facilement leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Assez souvent, les réunions regroupent des collaborateurs de l’entreprise, mais également des clients et des partenaires. Organiser ce type de meeting en visioconférence permet à chacun de gagner du temps et d’éviter des coûts de transport inutiles. De plus, l’utilisation d’une application d’appel vidéo ou de visioconférence est plus facile à intégrer dans les agendas et élargit la liste de participants potentiels.

Les réunions physiques ont l’avantage de favoriser le lien et la convivialité entre les équipes de travail. Néanmoins, quand les délais sont serrés et qu’il n’y a pas de temps à perdre, la visioconférence constitue un excellent choix. En effet, les conférences vidéo ont l’avantage d’aller droit au but. Le format incite naturellement à l’efficacité… Et également à la ponctualité.

Puisqu’elle évite les déplacements et fait gagner un temps précieux aux participants, la visioconférence augmente également l’assiduité aux réunions. Utiliser une application d’appel vidéo ou de visioconférence apporte donc une valeur ajoutée essentielle, tout en limitant fortement les contraintes. Les collaborateurs, partenaires et clients peuvent ainsi optimiser leur planning, autant que possible.

Enfin, les réunions par visioconférence peuvent remplacer les longs échanges de mail ou les appels téléphoniques. Par rapport à ces deux modes de communication, les réunions visio ont l’avantage de favoriser le langage non-verbal (signes et expressions faciales) et ainsi de rendre la communication plus fluide. De cette manière, les informations peuvent être intégrées bien plus facilement.

Néanmoins, pour profiter au mieux de ces différents avantages, il est important de bien choisir son application d’appel vidéo ou de visioconférence.

Quels sont les critères pour choisir une solution de visioconférence ?

Quand on recherche une solution de visioconférence, il existe plusieurs critères à prendre en compte : la facilité d’intégration et d’utilisation, le nombre de participants autorisés, la qualité du flux vidéo, la possibilité d’effectuer un partage d’écran, etc.. Ci-dessous, découvrez comment bien choisir une application de réunion vidéo.

Certaines solutions de visioconférence limitées mais gratuites sont très simples à installer sur son outil de travail. Les versions entreprises (MicroSoft TEAMS ou Cisco Webex) sont directement intégrées aux outils bureautiques et ont accès aux annuaires de l’entreprise. Si vous travaillez sur un PC, vous avez par exemple la possibilité d’installer la version gratuite de Microsoft TEAMS à partir du Microsoft Store, si l’application n’est pas déjà installée sur votre ordinateur. Il est également facile de prendre en main l’outil de visioconférence Google Meet si vous possédez un compte Google. Vous retrouverez alors l’application directement dans l’onglet « Applications Google » sur Chrome.

La simplicité d’utilisation joue un rôle clé dans le choix d’une application d’appel vidéo ou de visioconférence. En effet, il est essentiel que chaque participant comprenne son fonctionnement et parvienne à configurer sa caméra ainsi que son micro. Les fonctionnalités annexes comme le partage d’écran ou l’ajout d’un participant doivent également être faciles à prendre en main.

Certains logiciels de visioconférence proposent de faire des réunions avec un nombre de participants très élevé. Microsoft TEAMS permet ainsi à ses utilisateurs d’organiser des vidéoconférences réunissant jusqu’à 250 personnes. La version « Entreprise » de Zoom offre quant à elle une capacité de réunion par défaut de 300 personnes. Pour Cisco Webex, on parle en milliers de participants. Néanmoins, d’autres solutions sont plus limitées sur ce point. Si votre entreprise a besoin d’organiser des réunions avec un grand nombre de personnes, vous vous orienterez naturellement vers une application professionnelle qui le permet.

Intimement liée au point précédent, la qualité du flux vidéo joue un rôle clé quand on recherche une application de visioconférence. En effet, certaines solutions affichent la possibilité d’organiser des réunions de plusieurs dizaines, voire centaines de personnes, tout en imposant une limite quant au flux vidéo. Ainsi, la qualité de la conférence est directement liée à votre réseau et à la performance votre accès internet. Cela explique la croissance ultra rapide des accès fibre optique.

Le plus souvent, les visioconférences sont réalisées parce qu’il est impossible ou difficile d’organiser une réunion physique. Il n’est donc pas rare que les participants n’aient pas accès à un ordinateur et soient obligés d’utiliser leur smartphone ou leur tablette pour participer à distance. Ceci est d’autant plus vrai que les appareils intelligents gagnent de plus en plus de terrain par rapport aux ordinateurs.

Pour offrir une expérience optimale à chaque participant, les leaders mondiaux de l’industrie ont considérablement fait progresser leurs expériences mobiles pour proposer un niveau d’excellence jamais atteint. Bien entendu, elles doivent être conçue pour s’adapter naturellement à la taille de l’appareil ainsi qu’à son interface.

La grande majorité des applications de visioconférence propose un système de partage d’écran. Cette fonctionnalité est importante, puisqu’elle permet de réaliser toutes sortes de tâches : partager une vidéo avec ses équipes, dévoiler un travail accompli aux clients, proposer une présentation PowerPoint à son groupe de travail et travailler ensemble sur son contenu, utiliser un tableau blanc.

Aussi, il est important que la fonction de partage d’écran soit bien fonctionnelle et facile à prendre en main.

En plus des classiques appels vidéo, certaines applications de visioconférence intègrent des fonctionnalités tierces. C’est par exemple le cas de l’enregistrement vidéo & audio, qui donne la possibilité de créer une archive et de visionner à nouveau la conférence. Cette fonction peut notamment permettre de rediffuser la conférence par la suite à ceux qui étaient absents.

Enfin, il existe des solutions de visioconférence qui proposent l’intégration d’applications telles que Google Calendar (pour l’organisation de la réunion) ou Microsoft Powerpoint (pour la diffusion en direct d’un diaporama).

Quand on recherche une solution d’appel vidéo ou de visioconférence, le tarif est naturellement un critère à prendre en compte. La plupart des applications proposent une version gratuite ou une version d’essai ainsi qu’une version premium avec abonnement mensuel. Dans certains cas, l’abonnement peut également être annuel.

Pour les entreprises, quelle que soit leur taille, les fonctionnalités de visioconférence sont souvent intégrées à la solution complète de téléphonie de l’entreprise (Centrex mais également PBX). Dans ce cas, on parle de communications unifiées puisque les utilisateurs ont la possibilité d’accéder à tous les médias disponibles avec un outil unique et facile à manager (ouverture des droits, annuaire unique, support utilisateur, etc.). C’est le cas par exemple de Microsoft TEAMS et Cisco Webex.

Quelles sont les applications de visioconférence les plus utilisées en 2022 ?

Il existe de nombreuses applications d’appel vidéo ou de visioconférence. Chacune possède ses atouts, ses spécificités et ses offres. Plus en détail, voici 8 applications de visioconférence parmi les plus utilisées par les professionnels.

La visioconférence fait partie des multiples outils que Google met à la disposition des professionnels. Grâce à l’application Google Meet, il est possible pour toute entreprise d’organiser des appels vidéo sécurisés, avec chat vidéo, partage d’écran et partage de fichiers. En outre, l’application permet de profiter des nombreux outils Google.

Zoom est l’une des solutions de visioconférence les plus réputées en France et à l’international. Accessible en logiciel ou en version web, cet outil est parfaitement compatible avec les mobiles et offre de nombreuses options. Une version de base est disponible gratuitement et permet d’accueillir jusqu’à 100 participants dans les réunions. L’offre payante, pour les professionnels, permet d’organiser des réunions de 300 personnes.

Créé en 2003, TEAMS (historiquement Skype) est l’un des logiciels précurseurs de la visioconférence. Toujours très appréciée des entreprises comme des particuliers, cette application d’appel vidéo ou de visioconférence se démarque par sa simplicité et ses nombreuses fonctionnalités : envoi de fichier, messagerie instantanée, partage d’écran.

Izeeconf est une solution de visioconférence 100 % française proposée aux entreprises par la filiale de Bouygues Telecom Entreprises. Cette application est disponible entièrement en ligne. Elle permet d’effectuer des communications sécurisées et de profiter d’une interface aux couleurs de la charte d’entreprise. De nombreux outils collaboratifs sont également mis à la disposition des utilisateurs.

Webex fait office de pionnier dans les outils de visioconférence pour les entreprises. Il propose plusieurs fonctionnalités, depuis les simples conférences audio jusqu’au travail collaboratif. Le forfait Entreprise, dont le prix est à la carte, permet d’accueillir plus de 1000 utilisateurs en visioconférence. Depuis 2007, Cisco complète le tout par une offre matérielle (téléphones sur IP, écrans, caméras), mais aussi de multiples innovations (traduction en temps réel, retranscription automatique, incrustation de fonds virtuels en arrière-plan, reconnaissance de gestes…).

LiveStorm est un outil très complet qui permet d’organiser des réunions et des événements virtuels en tous genres. Il est seulement disponible en version premium, mais propose une version d’essai gratuite. LiveStorm met plus particulièrement en avant son logiciel de webinar pour les entreprises.

Leader du partage d’écran à distance, TeamViewer a développé la solution Blizz. Cette application de visioconférence permet de passer des appels vidéo en 4 k. Blizz est accessible en version gratuite, pour 5 participants au maximum. La version payante offre de nombreuses autres options.