Simples à utiliser, gages de réduction du temps de déplacement, et plus immersifs que le téléphone, les outils de visioconférence ont changé le travail collaboratif et le monde de l’entreprise. Une révolution accélérée par la généralisation du télétravail, que nous vous détaillons dans ces lignes.
Qu’est-ce que la visioconférence ?
La visioconférence – aussi appelée vidéoconférence, ou webconférence – est une solution technique de communication qui permet de tenir une réunion à distance via une interface vidéo et une connexion Internet. La vidéo et le son viennent simuler les échanges en face à face. Alors qu’elle nécessitait, il y a encore quelques années, une salle de réunion dédiée et des équipements coûteux, la visioconférence s’est largement démocratisée.
Un travail collaboratif amélioré
La crise sanitaire de la Covid-19 en 2020 et 2021 aura fait exploser l’usage de la visioconférence en entreprise. Avec la généralisation du télétravail, la « visio » s’est imposée dans la plupart des organisations. Par sa simplicité d’usage, ses performances, et les nombreuses fonctionnalités innovantes et pertinentes qu’elle apporte, elle est devenue un outil de travail collaboratif incontournable. Un simple terminal connecté suffit pour participer à une réunion avec des collègues parfois situés aux quatre coins du globe.
Au fil des années, les plateformes de visioconférence se sont enrichies de nouvelles fonctionnalités pour devenir de véritables « digital workplaces » regroupant, au sein d’un environnement de travail unifié, tous les outils pour collaborer à distance. Au-delà du fait d’organiser des réunions à distance, elles proposent des modules de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents, de sondages, etc.
À noter que pour améliorer la collaboration en visioconférence, une organisation peut rappeler à ses collaborateurs quelques bonnes pratiques comme allumer sa caméra, éteindre son micro quand on ne parle pas, ou utiliser le bon canal pour poser une question, à l’oral ou par chat.
La productivité des équipes
La visioconférence permet de s’affranchir des distances. Les employés se connectent en même temps, peu importe où ils se trouvent. Il est dès lors plus facile de trouver un horaire de réunion convenant à tous, tout en évitant les contraintes de déplacement. À la différence du téléphone et du courriel, la visioconférence offre un mode de communication synchrone plus naturel et fluide, qui se rapproche du présentiel. Elle apporte une part de la communication non verbale – posture, gestuelle, expressions –, dont on connaît l’importance dans les rapports humains.
Depuis la même interface, les collaborateurs peuvent partager, en temps réel, des documents, des images ou des vidéos pour enrichir leur discussion sans avoir à cliquer sur un lien externe ou attendre le retour d’un mail. Les participants disposent de toutes les informations nécessaires pour faire progresser la réunion. Les problèmes sont résolus plus rapidement et les prises de décisions accélérées.
La visioconférence facilite aussi évidemment grandement le passage au télétravail. En supprimant les temps de trajet, et donc la fatigue et les risques inhérents – accidents, retards, grèves, mauvaise météo… – et sous réserve qu’on respecte les horaires de travail des collaborateurs, elle peut participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail, et à l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle.
En autorisant des échanges plus fréquents avec des collègues parfois éloignés géographiquement, la visioconférence maintient, enfin, le lien social et renforce la cohésion d’équipe.
Quel est le matériel nécessaire pour participer à une visioconférence ?
Un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou fixe (doté d’une webcam, d’un micro et de haut-parleurs) suffit pour participer à une visioconférence. Avec la généralisation du télétravail à domicile ou en situation de mobilité, les entreprises ont pris l’habitude de proposer à leurs employés des équipements davantage qualitatifs. Une montée en gamme indispensable pour les collaborateurs qui enchaînent les « visios », surtout dans l’environnement potentiellement bruyant de leur domicile, d’un espace de coworking, d’une gare ou d’un aéroport.
Micro-casque, arceau vibrant autour du cou, station d’accueil pour téléphone, barre vidéo, haut-parleurs Bluetooth… Il existe toute une gamme d’accessoires qui apporte un véritable confort d’usage. La qualité de la vidéo (caméra 4K Ultra HD) et de l’audio (réduction du bruit ambiant, son Dolby) s’améliore avec les progrès continus de ces technologies.
Quels outils pour vos visioconférences professionnelles ?
La crise de la Covid-19 a provoqué un boom de la visioconférence, ce qui a naturellement boosté le succès de certaines applications. Sur ce marché, on trouve des équipementiers télécoms, fabricants de PABX (Alcatel Lucent Enterprise, Mitel), des spécialistes des communications unifiées (Cisco, Avaya, RingCentral), des experts des réseaux sociaux d’entreprise (Jalios, Jamespot, Talkspirit), des solutions de chat d’entreprise (Slack, HipChat d’Atlassian), des pure players de la visioconférence (Zoom, Cisco WebEx, Tixeo), et enfin des GAFAM (Google, Amazon, Facebook, Microsoft).
En fonction de son origine, chaque famille d’acteurs apporte sa plus-value. Avec Google Meet et Microsoft Teams, les deux géants du numérique mettent en avant l’intégration à leurs suites collaboratives, pour proposer nativement un agenda partagé, le partage de documents, ou la coédition de documents. Microsoft propose aux entreprises utilisant Skype Entreprise de basculer sur Teams. Les pure players peuvent, eux, équiper des salles de réunion dédiées à la visioconférence avec des dispositifs répondant notamment aux normes SIP et H.323.
À côté des solutions de visioconférence propriétaires, il existe des alternatives open source comme Jitsi Meet, Nextcloud Talk ou BigBlueButton. Afin d’assurer une souveraineté complète, une organisation peut disposer de ce type d’outil sur ses propres serveurs. La solution de l’éditeur français Tixeo est, par ailleurs, la seule certifiée par l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information (Anssi).
Trois arguments pour vous convaincre de passer aux logiciels de visioconférence
Les outils de visioconférence sont simples et intuitifs à utiliser
La dernière génération de solutions de visioconférence doit sa popularité actuelle à sa facilité d’usage. Grâce à leur conception user-friendly, quelques clics suffisent pour créer une session en ligne et envoyer une invitation à des participants. Ces derniers n’ont qu’à cliquer le moment venu sur le lien généré pour entrer dans la réunion. Il leur est également possible de rejoindre la conférence via un pont téléphonique. La visioconférence est accessible depuis n’importe quel navigateur web ou terminal mobile (applications iOS et Android).
Les logiciels de visioconférence réduisent l’empreinte écologique de votre entreprise
La visioconférence permet de réduire drastiquement les déplacements professionnels et les voyages d’affaires en transports en commun, voiture, train ou avion. Ce canal est aussi de plus en plus utilisé en interne pour conduire des entretiens d’embauche ou dispenser des formations en ligne. Soit autant de trajets évités qui viennent alléger le bilan carbone d’une organisation.
Cet effort en faveur de la préservation de la planète s’inscrit dans la cadre d’une politique de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et renforce la marque employeur. Les actifs des générations Y et Z sont, en effet, particulièrement sensibles aux enjeux environnementaux.
La visioconférence propose une expérience plus immersive que le téléphone
Avec des caméras à la résolution ultra HD ou 4K et des microphones et haut-parleurs multidirectionnels, les logiciels de visioconférence de dernière génération sont conçus pour proposer des réunions toujours plus proches d’un réel face à face. Bien choisi, l’arrière-plan peut favoriser cette approche réaliste.
D’autres technologies rendent l’expérience plus immersive encore. Grâce aux apports de l’intelligence artificielle, une caméra va, par exemple, zoomer automatiquement sur la personne qui parle. En analysant la position en temps réel des participants, la solution de visioconférence centrera, par défaut, la vidéo sur eux, même s’ils se déplacent. La fonction de réduction du bruit ambiant va, elle, fortement éliminer les sons parasites qui perturbent le déroulement d’une réunion, par exemple le bruit d’un clavier.
Autant d’exemples qui prouvent que les nouveaux outils de visioconférence sont aujourd’hui devenus indispensables aux entreprises. Profitez de leurs nouvelles fonctionnalités intuitives pour booster la productivité de vos collaborateurs !