A l’heure de la transformation digitale et de la collaboration à distance, une entreprise a tout intérêt à se doter de solutions intelligentes pour mieux échanger, partager des fichiers, gérer des projets ou tenir des réunions en ligne. Voici une sélection des meilleurs outils collaboratifs.

 

Les outils de conférences à distance 

Pour organiser et faciliter le travail à distance, réaliser des réunions en ligne ne suffit plus. Des acteurs tels que Google, Zoom ou Microsoft ont compris cet enjeu, et nous proposent aujourd’hui des solutions très intuitives de communications unifiées ne reposant plus uniquement sur la téléphonie fixe. Ces nouvelles solutions regroupent à la fois la visioconférence et des outils collaboratifs, devenant ainsi de véritables plateformes collaboratives.

 

Google Meet

Google Meet est le nouveau nom de Google Hangouts Meet au sein de la suite collaborative Google Workspace. Cette solution de visioconférence permet d’organiser une réunion à distance instantanée, ou de la planifier via l’envoi d’un lien aux participants. Grâce à l’intégration de Meet dans Google Workspace, la session peut être liée à un événement de Google Agenda. 

Avec l’édition « enterprise », un numéro de téléphone est associé à la réunion, ce qui permet à des participants de la rejoindre sans être connectés à Internet. Les salles de visioconférence équipées de systèmes de réunion basés sur les normes SIP et H.323 peuvent également utiliser Meet.

 

Zoom

Avec la crise sanitaire, Zoom a connu une croissance exponentielle du nombre de ses utilisateurs, pour atteindre 300 millions d’inscrits. La plateforme doit son succès à sa richesse fonctionnelle et sa facilité d’utilisation. Il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion depuis n’importe quel terminal connecté. 

Pure player de la visioconférence, l’éditeur californien répond à tous les besoins, du simple face-à-face virtuel au webinaire réunissant 10 000 participants. Zoom comprend des fonctions de collaboration incluant des canaux de discussion, le partage d’écran ou un module de chat.

 

Microsoft Teams 

Chez Microsoft, Teams a remplacé Skype Entreprise comme solution d’organisation de réunions professionnelles en ligne. Connue pour la visioconférence, elle est devenue, au fil des années, une véritable plateforme collaborative agrégeant des fonctions de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents et de gestion des tâches. Cette solution cumule aujourd’hui 145 millions d’utilisateurs (contre seulement 20 millions en Novembre 2019).

Teams s’intègre nativement aux différents modules de Microsoft Office 365, qu’il s’agisse de OneDrive pour le stockage et le transfert de fichiers, OneNote pour la prise de notes ou Planner pour la gestion de projet

 

Les messageries instantanées

On sait qu’une bonne communication entre collaborateurs est un facteur clé de réussite, en particulier dans le cadre du télétravail. Fluidifier et faciliter les échanges représente donc un enjeu crucial dans la conduite de projets ! Slack et Google Chat sont de très bons exemples de messageries instantanées intelligemment conçues.

 

Slack 

Slack est le pionnier des « ChatOps », les plateformes de chat professionnelles dédiées à la productivité. En favorisant le partage d’informations au sein d’une équipe, ce type de messagerie collaborative a vocation à devenir le principal moyen de communication interne, remplaçant l’e-mail, le chat ou les forums privés.

La plateforme est organisée en canaux, correspondant à autant de sujets de discussion. La principale force de Slack tient dans sa capacité à intégrer un grand nombre d’applications tierces et de bots (programmes apportant des fonctionnalités supplémentaires), unifiant les flux de travail au sein d’une même interface. La solution a été rachetée en décembre 2020 par Salesforce.

 

Google Chat 

Anciennement connue sous le nom de Hangouts Chat, Google Chat est une application de messagerie professionnelle intégrée dans la suite collaborative Google Workspace. Utilisée de manière autonome ou depuis Gmail, elle facilite le travail en équipe et la collaboration à travers des « conversations » de groupe ou des messages privés.

L’application profite des synergies avec les autres outils de travail collaboratifs de Google (Docs, Sheets, Slides, Drive), et de la puissance du célèbre moteur de recherche. À l’instar de Slack, Google Chat peut intégrer des applications tierces, ou des bots pour automatiser des tâches simples.

 

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet traditionnelles et autres diagrammes de Gantt ont prouvé leur efficacité, mais manquent parfois de clarté et d’intuitivité, en plus de ne pas toujours pouvoir être partagées aisément. Les nouveaux outils de gestion de projet, à l’instar de Trello, facilitent le partage d’informations, et la visualisation de l’avancement du projet par tous.

 

Trello 

Outil de gestion de projet en ligne, Trello permet de planifier des tâches et de les assigner aux différents membres d’une équipe sous forme de tableaux de bord, de listes et de cartes, créant ainsi un véritable espace de travail collaboratif commun en ligne. D’un coup d’œil, les collaborateurs visualisent ce qui est « fait », « en cours » ou ce qui « reste à faire ». En fonction de l’avancement, les participants au projet reçoivent des rappels et notifications. Un calendrier partagé et des codes couleur permettent de gérer les priorités.

 

Les espaces de stockage

A l’heure où les documents de travail sont de plus en plus souvent communs, le stockage de documents et d’informations est devenu un nouvel enjeu central de la collaboration en entreprise. Google Drive et Dropbox proposent des solutions intuitives à ce problème.

 

Google Drive

Service de sauvegarde et de synchronisation des données de Google, Google Drive permet de stocker des fichiers et des dossiers en ligne puis de collaborer en temps réel à partir de ces documents. Une fois placés dans le cloud, les contenus sont accessibles depuis tout ordinateur, tablette ou smartphone. 

Les collaborateurs ont toujours accès à la version la plus récente des documents grâce à la synchronisation automatique. Si Drive s’intègre nativement à la suite collaborative de Google – Docs, Sheets et Slides -, la solution est aussi compatible avec les formats des fichiers de Microsoft Office, d’Adobe et de Salesforce. 

 

Dropbox

Pionnier du stockage en ligne, Dropbox permet de sauvegarder et partager dans le cloud des fichiers, des vidéos ou des photos. Au fil des années, l’offre de l’éditeur californien a évolué pour devenir un espace de travail unifié fédérant l’ensemble des documents et outils utiles à une équipe. 

La plateforme est compatible avec les formats de documents standards de type Google Docs ou Microsoft Office. Dropbox s’intègre à des workflows existants en se connectant à des solutions professionnelles comme Autodesk, Jira ou Slack. 

 

Pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, quels sont les outils collaboratifs à mettre en place dans votre entreprise en 2021 ?

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