Les outils collaboratifs ont envahi nos quotidiens et c’est une bonne nouvelle… Rares sont ceux d’entre nous qui y échappent ! En effet, ils nous aident à gagner en fluidité, en agilité et en qualité de communication. Alors comment choisir le bon outil pour le bon usage ? Voici quelques informations qui vous aideront à faire le tri.
Les outils de conférences à distance
Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams font partie des incontournables en matière de visioconférence ! Ces outils offrent aujourd’hui des solutions très intuitives de communications unifiées ne reposant plus uniquement sur la téléphonie fixe. Ces nouvelles solutions regroupent à la fois la visioconférence et des outils collaboratifs, devenant ainsi de véritables plateformes collaboratives.
D’autres acteurs challengent ces géants de la collaboration, comme Keyyo, un acteur 100% français qui s’adresse plus spécifiquement aux PME et au TPE.
Google Meet
Google Meet, qui s’appelait auparavant Google Hangouts au sein de la suite collaborative Google Workspace, est une solution de visioconférence qui permet d’organiser une réunion à distance instantanée, ou de la planifier via l’envoi d’un lien aux participants. Grâce à l’intégration de Meet dans Google Workspace, la session peut être liée à un événement de Google Agenda.
Avec l’édition « entreprise« , un numéro de téléphone est associé à la réunion, ce qui permet à des participants de la rejoindre sans être connectés à Internet. Les salles de visioconférence équipées de systèmes de réunion basés sur les normes SIP et H.323 peuvent également utiliser Meet.
Zoom
Avec la crise sanitaire, Zoom a connu une croissance exponentielle du nombre de ses utilisateurs, pour atteindre 300 millions d’inscrits. La plateforme doit son succès à sa richesse fonctionnelle et sa facilité d’utilisation. Il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion depuis n’importe quel terminal connecté.
Pure player de la visioconférence, l’éditeur californien répond à tous les besoins, du simple face-à-face virtuel au webinaire réunissant 10 000 participants. Zoom comprend des fonctions de collaboration incluant des canaux de discussion, le partage d’écran ou un module de chat.
Microsoft Teams
Chez Microsoft, Teams a remplacé Skype Entreprise comme solution d’organisation de réunions professionnelles en ligne. Connue pour la visioconférence, elle est devenue, au fil des années, une véritable plateforme collaborative agrégeant des fonctions de messagerie instantanée, d’agenda partagé, de partage de fichiers, de coédition de documents et de gestion des tâches. Cette solution cumule aujourd’hui 145 millions d’utilisateurs (contre seulement 20 millions en Novembre 2019).
Teams s’intègre nativement aux différents modules de Microsoft Office 365, qu’il s’agisse de OneDrive pour le stockage et le transfert de fichiers, OneNote pour la prise de notes ou Planner pour la gestion de projet.
Keyyo Visio
Keyyo Visio est une solution particulièrement adaptée aux petites et moyennes entreprises qui cherchent avant tout la simplicité d’utilisation. En effet, cet outil est accessible sans téléchargement. Un simple lien web suffit pour se connecter avec ses interlocuteurs. C’est un outil 100% français développé par la marque Keyyo qui le commercialise à un tarif très compétitif. Ses plus : il permet d’intégrer une solution de téléphonie d’entreprise et d’inviter des participants par SMS.
Les messageries instantanées
On sait qu’une bonne communication entre collaborateurs est un facteur clé de réussite, en particulier dans le cadre du télétravail. Fluidifier et faciliter les échanges représente donc un enjeu crucial dans la conduite de projets ! Slack et Google Chat sont de très bons exemples de messageries instantanées intelligemment conçues. Mais un nouvel entrant fait aussi parler de lui !
Slack
Slack est le pionnier des « ChatOps », les plateformes de chat professionnelles dédiées à la productivité. En favorisant le partage d’informations au sein d’une équipe, ce type de messagerie collaborative a vocation à devenir le principal moyen de communication interne, remplaçant l’e-mail, le chat ou les forums privés.
La plateforme est organisée en canaux, correspondant à autant de sujets de discussion. La principale force de Slack tient dans sa capacité à intégrer un grand nombre d’applications tierces et de bots (programmes apportant des fonctionnalités supplémentaires), unifiant les flux de travail au sein d’une même interface. La solution a été rachetée en décembre 2020 par Salesforce.
Google Chat
Anciennement connue sous le nom de Hangouts Chat, Google Chat est une application de messagerie professionnelle intégrée dans la suite collaborative Google Workspace. Utilisée de manière autonome ou depuis Gmail, elle facilite le travail en équipe et la collaboration à travers des « conversations » de groupe ou des messages privés.
L’application profite des synergies avec les autres outils de travail collaboratifs de Google (Docs, Sheets, Slides, Drive), et de la puissance du célèbre moteur de recherche. À l’instar de Slack, Google Chat peut intégrer des applications tierces, ou des bots pour automatiser des tâches simples.
Keyyo Connect
Keyyo Connect est une solution française adaptée d’une solution Open Source. Cet outil de messagerie instantanée plaira aux PME et TPE mais aussi aux plus jeunes de vos collaborateurs. En effet, la solution prévoit l’envoi de notes vocales en plus des messages écrits. Son plus : la possibilité d’épingler les messages que vous souhaitez mettre en avant pour ne pas les oublier !
Les outils collaboratifs de gestion de projet
Les méthodes de gestion de projet traditionnelles et autres diagrammes de Gantt ont prouvé leur efficacité, mais manquent parfois de clarté et d’intuitivité, en plus de ne pas toujours pouvoir être partagées aisément. Les nouveaux outils de gestion de projet, à l’instar de Trello, facilitent le partage d’informations, et la visualisation de l’avancement du projet par tous.
Trello
Outil de gestion de projet en ligne, Trello permet de planifier des tâches et de les assigner aux différents membres d’une équipe sous forme de tableaux de bord, de listes et de cartes, créant ainsi un véritable espace de travail collaboratif commun en ligne. D’un coup d’œil, les collaborateurs visualisent ce qui est « fait », « en cours » ou ce qui « reste à faire ». En fonction de l’avancement, les participants au projet reçoivent des rappels et notifications. Un calendrier partagé et des codes couleurs permettent de gérer les priorités.
Jira
Jira Software est l’un des leaders en matière de solutions de gestion de projet. L’application permet, comme d’autres, d’assigner des responsabilités ou de créer un workflow de tâches. Lancée récemment, l’extension Jira Work Management inclut toute une série de nouvelles fonctionnalités de pilotage, comme un tableau Kanban (méthode créée dans les années 1950 par un employé de Toyota pour optimiser la production), un calendrier montrant l’état d’avancement des actions de chacun ou encore des options de réajustement en cours de projet.
Les espaces de stockage
A l’heure où les documents de travail sont de plus en plus souvent communs, le stockage de documents et d’informations est devenu un nouvel enjeu central de la collaboration en entreprise. Google Drive et Dropbox proposent des solutions intuitives à ce problème.
Google Drive
Service de sauvegarde et de synchronisation des données de Google, Google Drive permet de stocker des fichiers et des dossiers en ligne puis de collaborer en temps réel à partir de ces documents. Une fois placés dans le cloud, les contenus sont accessibles depuis tout ordinateur, tablette ou smartphone.
Les collaborateurs ont toujours accès à la version la plus récente des documents grâce à la synchronisation automatique. Si Drive s’intègre nativement à la suite collaborative de Google – Docs, Sheets et Slides -, la solution est aussi compatible avec les formats des fichiers de Microsoft Office, d’Adobe et de Salesforce.
One Drive
Microsoft One Drive est un ensemble de services de stockage et de partage de documents. Il permet de collaborer en temps réel sur des fichiers de la suite Microsoft 365. Il permet également de partager un document à l’aide d’un lien édité par One Drive. Son fonctionnement est très proche de celui de Google Drive. Mais il a la particularité d’être, lui, naturellement intégré à Teams !
Dropbox
Pionnier du stockage en ligne, Dropbox permet de sauvegarder et partager dans le cloud des fichiers, des vidéos ou des photos. Au fil des années, l’offre de l’éditeur californien a évolué pour devenir un espace de travail unifié fédérant l’ensemble des documents et outils utiles à une équipe.
La plateforme est compatible avec les formats de documents standards de type Google Docs ou Microsoft Office. Dropbox s’intègre à des workflows existants en se connectant à des solutions professionnelles comme Autodesk, Jira ou Slack.
Alors, vous avez fait votre choix ?
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