Réaliser des économies d’échelle importantes et améliorer la productivité générale de l’entreprise, telles sont les deux principales raisons de migrer vers Office 365… Mais pour réussir un tel projet, voici quelques fautes à ne pas commettre !

Raphaël Pisarz, chef de produit pour Bouygues Telecom Entreprise, accompagne quotidiennement des entreprises dans leur projet de migration vers Office 365.

« En migrant vers cette solution, les collaborateurs disposent d’une plus grande liberté d’action, d’une capacité à travailler à distance et à plusieurs ». Mais pour cet observateur de terrain « certaines pratiques peuvent compromettre la réussite du projet et générer de la déception auprès des utilisateurs… ». Il dresse la liste des erreurs à ne pas commettre pour que la migration soit couronnée de succès.

1 – Oublier des éléments en cours de route

Pour savoir où l’on va, il faut savoir d’où l’on vient ! Avant de procéder à la migration, il convient de réaliser un audit détaillé de l’existant.

« Il ne faut pas s’apercevoir au moment de la migration qu’un nom de domaine a été oublié par exemple, car son transfert fera prendre du retard au projet », précise Raphaël Pisarz.

Par ailleurs, la migration peut nécessiter une intervention manuelle selon si les PST sont sauvegardés en local ou sur les serveurs.

2 – Penser que la migration ne concerne que la DSI

« Imaginer que la migration vers Office 365 ne concerne que la DSI est une erreur manifeste », affirme Raphaël Pisarz. L’opération doit être menée conjointement par les responsables informatiques, la direction générale et les Ressources humaines.

« C’est un véritable projet d’entreprise car il faut faire des choix techniques, stratégiques et humains, confie l’expert. Une fois le périmètre de la migration défini, il faudra s’assurer que les collaborateurs s’approprient les nouveaux outils en les accompagnant (formation, sensibilisation). Mais plus encore, les outils évoluant sans cesse dans le cloud, l’accompagnement doit se faire sut la durée. »

 

5 erreurs a eviter lors d’une migration vers Office 365
5 erreurs a eviter lors d’une migration vers Office 365

3 – Se contenter de la sécurité intégrée à Office 365

L’ensemble des applications intégrées à Office 365 bénéfice d’un très haut niveau de sécurisation.

« Mais il ne faut pas s’imaginer que pour autant l’entreprise puissent renoncer à déployer ses propres dispositifs de sécurité », précise Raphaël Pisarz. En effet, avec cet accès à distance et depuis n’importe quel périphérique (smartphone, tablette, ordinateur portable) aux données de l’entreprise, « il faut sensibiliser les collaborateurs et leur faire comprendre que ces nouveaux usages impliquent de nouvelles responsabilités ».

Gestion des mots de passe, définition des privilèges de chaque utilisateur, verrouillage à distance en cas de perte ou de vol, « le recours à une solution de MDM (Mobile Device Management) est une nécessité ».

4 – Sous-évaluer les besoins « réseau »

Le passage au mode Cloud n’affranchit pas les entreprises de leurs responsabilités en matière de gestion réseau.

« Lorsque l’entreprise fait le choix de la migration vers Office 365, elle est, plus que jamais dépendante de la qualité et de la capacité de son infrastructure réseau », confie Raphaël Pisarz.

Or, il n’est pas si aisé d’estimer les besoins réels en termes de bande passante pour un usage optimal de toutes les fonctionnalités associées à Office 365.

« Les entreprises doivent travailler main dans la main avec leur fournisseur d’accès et opérateur. Ces derniers sauront dimensionner les besoins en débit ».

5 – Vouloir agir seul

« Microsoft présente Office 365 comme une solution simple, et c’est le cas, explique Raphaël Pisarz, mais son déploiement dans des conditions optimales, n’est pas si simple. Un peu d’aide est donc souvent bienvenue ! ».

En s’appuyant sur un tiers de confiance, les entreprises pourront mieux appréhender l’ensemble des problématiques associées et obtenir de l’aide pour agréger progressivement toutes les fonctionnalités susceptibles d’améliorer leur efficacité.

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