La fonctionnalité « Horaires de Fermeture » permet de mettre en place automatiquement une annonce vocale de fermeture des bureaux pendant les horaires de fermeture.

Pendant les horaires de fermeture de vos locaux, vous pouvez définir un traitement particulier des appels entrants vers la ligne concernée. Par défaut, aucun traitement particulier n’est activé.

Par exemple : « L’entreprise xxxx vous souhaite la bienvenue. Pour joindre le service commercial, appuyez sur la touche 1, pour joindre le service technique, appuyez sur 2 ». 

Configuration depuis votre interface de gestion

Afin de paramétrer le service, sélectionnez le numéro 92 dans la liste dans l’onglet « Paramétrages ». L’interface suivante apparaît :

Pour ce numéro, vous pouvez choisir parmi les possibilités suivantes :

• Un numéro de mobile d’astreinte.
• Une réponse automatique qui indique les horaires d’ouverture et de fermeture. Indiquez le numéro 91 dans le champ « Envoyer les appels vers ». Vous devrez personnaliser ce message, voir ci-après.
• Le numéro du standard, qui sera lui-même renvoyé vers la messagerie du standard après 20 secondes. Indiquez le numéro 40 dans le champ « Envoyer les appels vers ».
• Toute autre numéro en France métropolitaine.
• Vers le SVI, indiquez le numéro « 92 » dans le champ « Envoyer les appels vers ». Cliquez sur « Sauvegarder » pour activer la configuration.

Pour personnaliser les horaires d’ouverture et de fermeture des bureaux, cliquez sur « Horaires » (Ouverture-Fermeture) dans la liste des lignes et des postes. La page suivante s’affiche :

Dans les champs « jours de la semaines », vous pouvez définir les horaires d’ouverture de la façon suivante :

• Sans interruption : 08:00-19:30.
• Avec interruption : 08:00-12:00 13:00-19:30.

Attention : les plages horaires doivent être séparées par un espace. Dans le champ « jours fériés », vous pouvez définir de la même façon des fermetures journalières au format MM/JJ (Mois/Jour). En cas de fermeture prolongée (ex : absence de deux semaines en été), il est conseillé de supprimer tous les horaires d’ouverture (champs vides) pendant la durée des congés.

Attention : les jours doivent être séparés par un espace.Cliquez sur « Sauvegarder » pour appliquer les nouveaux horaires d’ouverture.Il est ensuite indispensable de personnaliser le message de fermeture.

À noter

Il est impossible de paramétrer une fermeture de date à date, chaque jour férié doit être précisé unitairement.

Pour personnaliser le message de fermeture, cliquez sur le service « 91 » de l’onglet « Paramétrages ». La page suivant s’affiche :